Agent d’accueil et de gestion administrative

Détails de l’offre

Famille de métierCitoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s)Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe Métier(s)Chargé ou chargée d’accueil,
Assistant ou assistante de gestion administrative Ouvert aux contractuelsOui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s’agit d’un poste dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d’une durée maximale de six ans. Temps de travailNon complet, 31h00 hebdomadaire TélétravailNon ManagementNon Descriptif de l’emploi Sous l’autorité hiérarchique du Maire et le contrôle fonctionnel de la secrétaire
générale de mairie, l’agent réalise l’ensemble des opérations relevant des missions d’accueil du public en mairie, ainsi que la gestion des dossiers d’urbanisme, de l’État civil et de la communication. Missions et conditions d’exercice – Accueil physique et téléphonique du public : identifier les demandes et leur degré d’urgence; recevoir, filtrer et orienter les appels; renseigner et orienter le public vers les services compétents.
– Gestion de l’affichage et des outils de communication (site internet, page Facebook, application Panneau Pocket).
– Gestion du courrier et des mails de l’accueil.
– Rédaction et mise en forme de courriers et autres documents administratifs (certificats et arrêtés du Maire).
– Gestion de l’emploi du temps des élus.
– Gestion des réservations des salles communales.
– Commandes des fournitures administratives et du matériel.
– Transmission et suivi des réclamations.
– Gestion des dossiers d’urbanisme en relation avec le service instructeur de l’EPCI.
– Gestion de l’État civil (registres, mariages, naissances, décès, PACS, cimetière, recensement militaire).
– Gestion de la régie de recettes.
– Gestion des inscriptions à l’école de musique.
– Aide ponctuelle à la gestion de divers dossiers en collaboration avec la secrétaire générale de mairie. Profils recherchés – Maîtrise des techniques d’accueil et de communication.
– Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et des services à la population.
– Maîtrise des logiciels de bureautique et des outils informatiques.
– Maîtrise de l’orthographe et sens de la rédaction.
– Sens du contact, amabilité, qualité d’écoute et de dialogue.
– Rigueur, organisation, adaptabilité et polyvalence.
– Être volontaire et autonome, anticiper les tâches récurrentes.
– Discrétion, respect de la confidentialité des informations et des documents.
– Travail en équipe.
– Ponctualité (contraintes d’horaires d’ouverture au public).