CDI

Agent e d’accueil et de gestion administrative Logement

Publié il y a 3 semaines par Ville de Lyon
Lyon, Auvergne-Rhône-Alpes
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Description du poste

Contexte :

Capitale de la Région Auvergne-Rhône-Alpes, la Ville de Lyon (510 000 habitants-es) est caractérisée par sa qualité de vie et son dynamisme exceptionnels.

Pleinement engagée dans une politique de transition écologique et sociale, l’équipe municipale veut faire de Lyon une ville plus respirable, solidaire et à l’écoute de ses habitants-es.

Pour accompagner ce projet, la Ville de Lyon bénéficie d’un budget de 800 millions d’euros et de l’engagement d’une administration municipale forte de près de 8 500 agents-es présents-es au quotidien auprès des Lyonnaises et des Lyonnais.

La Délégation Générale Proximité et Relations aux Habitants est la porte d’entrée des habitants et usagers pour toutes leurs démarches (accueil physique et à distance). Elle participe avec les Mairies d’arrondissement à la définition des parcours usager et œuvre à plus de participation et de concertation du public. A ce titre, la Délégation pilote la plateforme de concertation citoyenne et le premier budget participatif de la Ville de Lyon.

Le 9ème arrondissement compte une population de plus de 51 300 habitants-es.

La mairie du 9ème est composée de 34 agents-es dont la mission première est de développer et faciliter les démarches de service aux habitants-es.

Un accueil physique personnalisé est ainsi proposé aux lyonnais-es 6 jours sur 7.

Les prestations proposées recouvrent 3 grands thèmes.

• L’identité et la citoyenneté : titres d’identités, élections, état civil, recensement, stationnement.

• La famille : petite enfance, scolaire, logement social, seniors.

• La vie locale : conseil de quartier, vie associative, espace public, urbanisme.

L’organisation est scindée en un service (Population) et 2 pôles (Missions décentralisées et Vie locale, Sports, et Logistique).

La Mairie administrée par un conseil d’arrondissement de 27 membres, et présidé par la maire d’arrondissement, gère une annexe située au sein de la MDMS Duchère, 3 salles polyvalentes transférées de grande capacité ainsi que 2 petites maisons associatives, 5 gymnases, 3 stades et 6 crèches.

Missions : Sous l’autorité du responsable de pôle Missions décentralisées, vous êtes chargé(e) d’accueillir, informer et accompagner le public principalement dans les domaines du logement et de l’urbanisme, et vous contribuez également à l’accueil du public de la petite enfance, du scolaire et de la location des salles. Vous venez renforcer ponctuellement l’équipe du point conseil (premier accueil physique et téléphonique).

Interlocuteur-trice de proximité des usagers, vous représentez l’image de la collectivité et répondez à l’attente des usagers conformément au cadre réglementaire

Activités principales :

1. Accueil des usagers pour le logement, l’urbanisme, la petite enfance, scolaire et locations de salle:

•Assurer l’accueil et le traitement des demandes multicanales (présentiel, téléphone, courriers, courriels, selligent).

•Recevoir, identifier, filtrer et orienter les demandes.

•Identifier la demande de l’usager et l’accompagner dans ses démarches.

•Orienter les demandeurs en situation d’urgence et (ou) d’expulsion.

•Adapter son mode relationnel au public concerné et à la situation.

•Informer et expliquer aux usagers les modalités de prise en charge et les règles qui s’y rapportent.

•Repérer les comportements à risque, dialoguer et réguler les conflits et les situations de stress.

•S’adapter aux nouvelles relations avec les usagers avec un développement de l’écrit et de l’immédiateté.

2. Traitement administratif des dossiers

•Saisir les demandes de logement et assurer le suivi des situations particulières dans un tableau, en lien avec l’élue au logement.

•Recueillir, classer et archiver les documents.

•Tenir à jour et à disposition les documents relatifs au plan local d’urbanisme.

•Organiser les consultations lors des enquêtes publiques.

•Transmettre des informations.

3. Participation à un réseau d’échanges avec les partenaires internes et externes

•Préparer et participer ponctuellement à des réunions dans les différents domaines du service.

4. Suivi d’activité

•Savoir solliciter sa hiérarchie quand nécessaire.

•Mettre à jour et tenir de tableaux de bord et suivi d’activités.

•Rendre compte du travail effectué et des conditions de son intervention.

•Proposer des solutions et des adaptations afin d’apporter un meilleur service rendu.

•Prioriser le travail en fonction du plan de charge.

Activités spécifiques :

Fonction en polyvalence notamment au point conseil avec un accueil physique et téléphonique

•Intervenir en polyvalence sur d’autres pôles d’activité du service.

•Assurer par rotation le premier accueil du service et de mairie.

•Prendre en charge d’autres tâches ou missions à la demande de la hiérarchie.

Profil recherché :

CONNAISSANCES:

Techniques d’écoute active et d’accueil du public

Techniques d’expression écrite et orale

Outils informatiques : bureautiques (Pack office) et logiciels spécifiques

Connaître les différents canaux d’entrée (dont Selligent)

Techniques de gestion des conflits

Connaissance de l’arrondissement, de l’institution ville de Lyon et des partenaires institutionnels

Connaissance de l’organigramme et de l’organisation des services

Cadre légal et réglementaire dans les domaines du logement.

Technique d’archivage (tableaux et procédures)

QUALITES:

Qualités relationnelles

Diplomatie et empathie

Discrétion professionnelle, confidentialité des informations relatives aux personnes

Gestion des conflits

Réactivité et sens de l’initiative

Autonomie et polyvalence

Rigueur et méthode

Sens de l’organisation et de l’esprit d’équipe

Respect des contraintes horaires

Il y a 3 semaines
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