Agent-e d’Accueil et de Gestion Administrative – Référent-e scolaire

Détails de l’offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Assistant ou assistante de gestion administrative Ouvert aux contractuels Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n’est pas lauréate d’un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d’entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet, 1607 heures annuelles Descriptif de l’emploi Capitale de la Région Auvergne-Rhône-Alpes, la Ville de Lyon (510 000 habitants-es) est caractérisée par sa qualité de vie et son dynamisme exceptionnels.

Pleinement engagée dans une politique de transition écologique et sociale, l’équipe municipale veut faire de Lyon une ville plus respirable, solidaire et à l’écoute de ses habitants-es.

Pour accompagner ce projet, la Ville de Lyon bénéficie d’un budget de 800 millions d’euros et de l’engagement d’une administration municipale forte de près de 8 500 agents-es présents-es au quotidien auprès des Lyonnaises et des Lyonnais.

La Délégation Générale Proximité et Relations aux Habitants est la porte d’entrée des habitants et usagers pour toutes leurs démarches (accueil physique et à distance). Elle participe avec les Mairies d’arrondissement à la définition des parcours usager et œuvre à plus de participation et de concertation du public. A ce titre, la Délégation pilote la plateforme de concertation citoyenne et le premier budget participatif de la Ville de Lyon.

Le 3ème arrondissement compte une population de plus de 103 000 habitants-es.

La mairie du 3ème est composée de 43 agents-es dont la mission première est de développer et faciliter les démarches de service aux habitants-es.

Un accueil physique personnalisé est ainsi proposé aux lyonnais-es 6 jours sur 7.

Les prestations proposées recouvrent 3 grands thèmes :
– l’identité et la citoyenneté (titres d’identité, élections, état civil, recensement, stationnement),
– la famille (petite enfance, scolaire, logement social, seniors),
– la vie locale (conseil de quartier, vie associative, espace public, urbanisme)

L’organisation est scindée en 4 pôles : affaires publiques, affaires sociales, gestion administrative et budgétaire, animation locale et logistique.

La Mairie est administrée par un Conseil d’Arrondissement de 36 membres présidé par la Maire d’arrondissement Missions / conditions d’exercice Missions : Sous l’autorité du responsable du pôle affaires publiques, vous êtes chargé-e au sein de l’équipe affaires générales-scolaires- élections, d’assurer l’accueil et la gestion des dossiers des demandeurs de prestations.
Référent-e  » scolaire », vous partagez la fonction en binôme, avec un-e collègue.
Dans le cadre de la polycompétence, vous êtes susceptible d’intervenir sur d’autres thématiques telles que le premier accueil, l’état civil, les cartes nationales d’identité-passeports.
Interlocuteur-trice des usagers, vous représentez l’image de la collectivité et répondez à l’attente des usagers dans le cadre règlementaire.

Activités principales :

1- Fonction de Référent  » scolaire « 
– Apporter votre expertise, assurer le rôle d’appui, de conseil auprès de collègues sur les procédures et le logiciel métier
– Acquérir une expertise en matière de préinscriptions scolaires, calcul du quotient familial pour la réduction des tarifs de cantines et des activités périscolaires
-Diffuser l’information et accompagner les collègues
-Rendre compte à l’encadrement
– Etre l’interlocuteur des directeurs-trices d’écoles
– Recueillir les demandes de dérogations aux périmètres scolaires, préparer et suivre les commissions de dérogations aux périmètres scolaires en lien avec l’encadrement, l’élu et la direction de l’Education
-Rendre compte à l’encadrement

2- Accueil des usagers
-Assurer un accueil personnalisé et évolutif adapté à chaque situation en gérant l’aspect multicanal des demandes (présentiel, téléphonique, courrier, internet)
-Informer et expliquer aux usagers les modalités de prise en charge et les règles relatives à une prestation
-Recevoir, identifier, filtrer et orienter les demandes
-Rechercher et diffuser des informations
-Repérer les comportements à risque, dialoguer et réguler les conflits et les situations de stress

3- Traitement des prestations relevant de l’équipe affaires générales, scolaires, élections
– Préinscrire les enfants dans les écoles, calculer le quotient familial
-Légaliser les signatures, certifier conformes les copies, délivrer des attestations d’accueil, des attestations pour le recensement journée défense citoyenneté, des vignettes de stationnement résidentiel
-Intervenir en appui aux référents élections pour la préparation matérielle des élections

4 – Participation à des réunions et des groupes de travail
-Apporter son expertise en tant que référent
-Participer aux réunions de la commission de dérogation aux périmètres scolaires
-Participer à des réunions en lien avec la Direction de l’Education et avec les élu-es

5- Suivi d’activités
-Solliciter sa hiérarchie si nécessaire, voire l’alerter
-Rendre compte du travail effectué et des conditions de son intervention
-Mettre à jour des tableaux de bord
-Classer et archiver

Activités spécifiques :

Polycompétence avec les autres activités de la mairie, principalement :

1- Premier accueil
-Gérer les files d’attente
-Orienter les usagers, délivrer divers renseignements
-Prendre des rendez-vous
-Délivrer des imprimés pour les pièces à fournir pour les démarches

2- Etat civil
-Délivrer des copies intégrales d’actes, des extraits
-Vérifier les données d’état civil via le dispositif COMEDEC (COMmunication Electronique des Données d’état civil)
-Apposer des mentions en marge des actes
-Délivrer, mettre à jour des livrets de famille
– Assister les élu-es pour la célébration des mariages

3- Cartes nationales d’identité – passeports
-Traitement des demandes de cartes nationales d’identité et des passeports
– Remise des titres

4- Eventuellement exercer la fonction d’assistant informatique de proximité
-Faire les demandes de création de compte utilisateur
-Etablir le plan d »équipement en lien avec la direction et le correspondant informatique de la délégation
-Effectuer des dépannages de premier niveau auprès des collègues

Conditions spécifiques d’exercice et / ou avantages du poste :

-Travail un samedi matin sur 2 donnant droit à récupération
-Travail un samedi après-midi par roulement pour la célébration des mariages (environ une fois par an)

Lieu de travail : Mairie du 3ème arrondissement – 215, rue Duguesclin 69003 Lyon

Horaires : 38h45 hebdomadaires + 22 jours RTT

Niveau d’étude : Niveaux 1-2 – pas de diplôme – savoirs de base

Niveau d’expérience : 2-5 ans

Niveau du poste : CG2

Profils recherchés Connaissances :
-Organisation administrative de la collectivité
-Connaître l’environnement scolaire et ses interlocuteurs
-Cadre légal et règlementaire des activités exercées

Savoir-faire :
-Techniques d’accueil et de communication
-Techniques de gestion des conflits
– Recueillir des informations, les adapter à son mode de travail et savoir transmettre
-Travailler en équipe
– Maîtrise des outils bureautiques (word, excel, outlook) et internet ainsi que des logiciels métier dont S’elect (élections)

Qualités :
-Qualités relationnelles
-Rigueur et méthode
-Esprit d’initiative
-Disponibilité
-Discrétion professionnelle