CDI

Agent(e) de gestion administrative du bureau de la planification.

Publié il y a 6 jours par SDIS de Loire Atlantique
null, Pays de la Loire
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Description du poste

Détails de l’offre

Famille de métierCitoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s)Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe Métier(s)Assistant ou assistante de gestion administrative Ouvert aux contractuelsIl est possible de recruter sur ce poste une personne qui n’est pas lauréate d’un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d’entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Descriptif de l’emploi Sous l’autorité du Chef de bureau, l’agent(e) de gestion recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du bureau.
Il/elle suit les dossiers administratifs, accueille, oriente et renseigne les personnes du SDIS et les partenaires extérieurs dans le domaine de la planification au sein du service préparation opérationnelle. Missions 1. Gestion des dossiers
– Actualiser les exemplaires documents de planification opérationnelle ORSEC au sein du service
et les mettre à disposition pour le CODIS (version papier et numérique) ;
– Concevoir un plan de classement commun à tous les personnels du service et ranger les
documents conformément à celui-ci ;
– Gestion des ETARE dans le respect de la procédure (créations, mises à jours, suppressions) ;
– Veiller au suivi de l’avancement des dossiers concernant le service ;
– Assurer l’administration des manifestations publiques, les exercices préfectoraux et de
sécurité civile.
2. Collaboration au fonctionnement du service
– Assurer l’accueil téléphonique et physique du bureau ;
– Assurer l’enregistrement et le suivi des courriers ;
– Assurer l’archivage ;
– Gérer les agendas ;
– Gérer les consommables et fournitures de bureau ;
– Organiser les réunions ;
– Mettre en forme les documents et écrits du chef de bureau ;
– Participer aux activités de secrétariat du groupement.
3. Collaboration au fonctionnement et au développement du bureau
– Etre force de proposition en matière d’amélioration du service rendu ;
– Assurer un reporting régulier auprès du chef du bureau et faire remonter les
dysfonctionnements ;
– Garantir la continuité de service. Profils recherchés – Expérience dans une fonction d’assistant(e) administrative fortement appréciée ;
– Utilisation des logiciels de bureautique (Outlook, Word, Excel, Powerpoint) niveau
opérationnel attendu ;
– Connaissance des techniques rédactionnelles ;
– Sens de l’organisation, rigueur, autonomie dans son champ de prérogatives ;
– Qualités relationnelles ;
– Capacité à travailler en équipe. Temps de travailComplet, 35h00 hebdomadaire

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