CDI

Agent(e) de gestion administrative.

Publié il y a 6 jours par SDIS de Loire Atlantique
null, Pays de la Loire
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Description du poste

Détails de l’offre

Famille de métierCitoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s)Adjoint administratif Métier(s)Assistant ou assistante de gestion administrative Ouvert aux contractuelsOui (Art. L332-13 du code général de la fonction publique)
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s’agit d’un remplacement d’un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d’absence de l’agent remplacé. Descriptif de l’emploi L’agent(e) de gestion administrative assiste les agents du bureau en termes d’organisation et de gestion administrative. Il/elle recueille et traite les informations nécessaires au bon fonctionnement de celui-ci. Missions 1. Organisation et suite des tâches administratives
– Assurer la polyvalence des tâches nécessaires à la continuité du suivi des dossiers du service ;
– Assurer le suivi de l’agenda des sapeurs-pompiers du service;
– Rédiger et assurer le suivi des documents administratifs ;
– S’intégrer dans un travail de secrétariat en équipe.
2. Suivi administratif de la documentation opérationnelle
– Assurer la supervision des droits de l’outil de gestion électronique de la documentation
opérationnelle ;
– Assure le conseil auprès des utilisateurs de l’outil de gestion électronique de la documentation
opérationnelle ;
– Contribuer à l’amélioration de l’outil de gestion électronique de la documentation opérationnelle;
– Tenir à jour les tableaux de bord ;
– Gérer les archives du service (application de procédures, tri, extraction de données, sauvegarde).
3. Accueil et organisation des réunions
– Accueillir physiquement et téléphoniquement, orienter, renseigner ;
– Contribuer à la fonction accueil du groupement ;
– Gérer les salles de réunion et les équipements associés ;
– Organiser les réunions et assurer le secrétariat de séance.
4. Gestion et suivis des documents spécifiques
– Constituer le dossier de facturation pour les dispositifs opérationnels et les colonnes de renfort ;
– Collecter, analyser et facturer des interventions conformément aux délibérations en vigueur;
– Gérer les dossiers de signalement médico-sociaux en collectant et communiquant les informations
auprès de l’assistante sociale du SDIS. Profils recherchés – Expérience dans une fonction d’assistant(e) administrative fortement appréciée ;
– Utilisation des logiciels de bureautique (Outlook, Word, Excel, Powerpoint) niveau opérationnel
attendu ;
– Sens des relations humaines avéré ;
– Capacité à formuler des propositions pour faire avancer les problématiques rencontrées ;
– Capacité à travailler en équipe ;
– Sens de l’organisation, rigueur, autonomie dans son champ de prérogatives ;
– Notions sur les principes d’organisation du SDIS appréciées ;
– Connaissance des techniques rédactionnelles. Temps de travailComplet, 35h00 hebdomadaire

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