asistant-e de direction

Description des missions, Activités

Rattaché-e au directeur de la direction de la Participation Citoyenne, vous assistez le directeur de la DPC ainsi que les chefs-fes de projets de l’équipe dans leurs dossiers respectifs. 

Assistance de direction
• Suivi administratif des projets de direction de la DPC.
• Assurer le lien pour garantir l’entretien et la maintenance du bâtiment au quotidien. 
• Assurer la veille des calendriers structurants de la direction : calendriers des conseils Ville et EMS, Comité de Direction, Comité DGA, points élus, points équipes.
• Assurer la transmission d’informations administratives générales au sein de la Direction.
• Assurer la transmission des notes et la gestion du courrier entrant et sortant via l’outil Elise et leur archivage.
• Assurer la coordination des achats de la direction (fournitures notamment).
• Assurer le suivi des délibérations (calendrier des séances, délais, insertion des délibérations, vérification des validations…) via le logiciel dédié (Air’s Délib).
• Procéder à l’édition des arrêtés / conventions et à leur transmission aux bénéficiaires.
• Réaliser un suivi des dépenses de la direction, en lien avec le service dédié.
• Organiser les déplacements de l’équipe (signature et transmission des ordres de mission, réservation train et hôtel, transmission dossier liquidation des déplacements).
• Assurer le suivi des demandes de formation de l’équipe.
• Mettre en forme les différents courriers et notes en respectant la charte graphique.
• Tenir à jour les fichiers des différents carnets d’adresse des instances de participation citoyenne.

Secrétariat de la Direction
• Assurer l’accueil téléphonique et physique de la direction et garantir un 1er niveau d’information, rediriger les messages reçus sur participer.strasbourg.eu. 
• Assurer le secrétariat et l’agenda du directeur : tri du courrier, classement, archivage.
• Centraliser le calendrier des congés de l’équipe de la DPC.
• Assurer la mise à jour des carnets d’adresse des instances de participation citoyenne.
• Organiser les réunions notamment les réunions de direction : réservation de salles, préparation du matériel, préparation de l’ordre du jour avec le directeur, création d’un document pour faciliter la prise de notes et assurer la diffusion.
• Assurer la veille documentaire : suivi des délibérations, classement, revue de dossiers de presse.
• Rédiger des notes simples.
• Assister le Directeur dans les tâches liées à la coordination de la communication à la Direction : élaboration des outils de communication interne, préparation et/ou mise en forme de dossiers, courriers, rapports, mise à jour des tableaux de bord de suivi, etc.

Profil

• Bac à bac +2 ou diplôme de secrétariat. 
• Maîtrise des techniques de secrétariat (dactylographie, prise de note).
• Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
• Maîtrise du fonctionnement d’internet et d’Intranet.
• Maîtrise des techniques et des outils de communication.
• Maîtrise des techniques de recherche documentaire.
• Maîtrise des techniques de classement et d’archivage.
• Maîtrise des principes de fonctionnement des administrations et établissements publics, instances et processus de décision de la collectivité.
• Connaissance en gestion financière.
• Capacité à classer et ordonner les dossiers/documents de manière simple et accessible à tous, opérer un tri régulier.
• Capacité à organiser son travail de façon à pouvoir gérer efficacement plusieurs demandes simultanées et passer facilement d’un dossier à l’autre.
• Qualités rédactionnelles.
• Disponibilité, rigueur, sens de l’organisation.
• Esprit d’initiative et d’anticipation, respect des délais. 
• Respect des obligations de discrétion et de confidentialité.
• Capacité d’écoute, de discernement, de travail en équipe.
• Capacité à gérer le stress.
• Permis B souhaité. 

Avantages liés au poste

• Rémunération statutaire et régime indemnitaire.
• Prime de fin d’année.
• Participation de la collectivité aux frais de transport et de restauration.
• Participation de la collectivité possible à la couverture mutuelle et prévoyance.
• Chèques vacances sous conditions.
• Tarifs préférentiels pour certains établissements culturels et sportifs (piscines, musées, médiathèques…).