ACTIVITÉS PRINCIPALES
Accueil et diffusion de l’information :
Accueillir, renseigner et orienter les étudiants et les enseignants
Gérer et traiter le courrier, le téléphone, la messagerie
Traiter des informations et des dossiers d’ordre administratif ou technique et en vérifier la conformité
Informer les étudiants de Master et de doctorat des offres d’allocations, de bourses et d’emplois
Créer, alimenter et mettre à jour les informations relatives aux 2 formations sur les pages web du site de l’EHESS et préparer, sous l’autorité des responsables, les brochures annuelles
Gestion administrative et pédagogique :
Travailler en collaboration avec les responsables scientifiques des formations de master et doctorale et établir avec eux les calendriers pédagogiques de l’année (réunions des CP de la mention et de la FD)
Traiter les dossiers de demandes d’admission dans les formations pour la rentrée universitaire
Organiser les journées de rentrée et les différentes manifestations du master et de la FD au cours de l’année
Gérer les inscriptions pédagogiques et les parcours de master des étudiants et saisie dans le logiciel Apogée
Suivre la mise en place des nouvelles procédures relatives au doctorat (portefeuille des doctorants)
Saisir et traiter les résultats d’examen de Master
Réceptionner et contrôler les dossiers de candidature des contrats doctoraux et des aides (aides au terrain, bourses « aires culturelles », aides à la professionnalisation)
Organiser et alimenter les bases de données
Elaborer des brochures de communication
Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des procédures et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure
Préparer et convoquer les réunions de l’équipe pédagogique et du conseil pédagogique, ainsi que les jurys d’examen des masters.
Etablir, faire valider et diffuser les comptes rendus de ces réunions
Participer aux réunions Master de l’EHESS
Participer au groupe de travail mensuel Scolarité réunissant l’ensemble des gestionnaires pédagogiques
Veiller au respect du calendrier administratif (gestion des dossiers de candidature pour les masters, les allocations de recherche et les bourses)
Participer à la préparation des enquêtes d’évaluation destinées à l’HCERES
Assurer le classement et l’archivage des dossiers
Gestion financière :
Veiller au respect du calendrier comptable
Participer à la préparation et au respect du budget des formations
Contrôler le suivi et l’exécution du budget
COMPÉTENCES REQUISES
Connaissances :
Connaissance de l’anglais
Connaissance du fonctionnement de l’enseignement supérieur et de la recherche
Connaissance de la comptabilité publique et de la gestion budgétaire et comptable
Connaissance de l’organisation, du fonctionnement et l’activité de l’établissement
Maîtrise et suivi de la réglementation et des procédures du domaine de gestion du service
Connaissance du logiciel de scolarité (APOGEE)
Connaissance des techniques de classement et d’archivage
Compétences opérationnelles :
Maitrise des outils de bureautique (Word, Excel, Powerpoint)
Maîtrise des techniques de secrétariat, de gestion administrative et de gestion pédagogique
Savoir informer et rendre compte de l’état d’avancement des dossiers
Savoir planifier son activité et hiérarchiser les besoins
Sens de l’initiative, de l’organisation
Compétences comportementales :
Sens de la confidentialité
Autonomie
Rigueur / Fiabilité
Capacité à travailler en équipe et au contact des étudiants et des enseignants-chercheurs
PROFIL RECHERCHÉ
Bac +2 ou équivalent exigé
Expérience souhaitée sur le même poste ou le même domaine d’activité
