CDI

Assistant·e en gestion administrative (H/F)

Publié il y a 2 mois par l'EHESS
Paris, Île-de-France
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Description du poste

ACTIVITÉS PRINCIPALES

Accueil et diffusion de l’information :

  • Accueillir, renseigner et orienter les étudiants et les enseignants
  • Gérer et traiter le courrier, le téléphone, la messagerie
  • Traiter des informations et des dossiers d’ordre administratif ou technique et en vérifier la conformité
  • Informer les étudiants de Master et de doctorat des offres d’allocations, de bourses et d’emplois
  • Créer, alimenter et mettre à jour les informations relatives aux 2 formations sur les pages web du site de l’EHESS et préparer, sous l’autorité des responsables, les brochures annuelles
  • Gestion administrative et pédagogique :

  • Travailler en collaboration avec les responsables scientifiques des formations de master et doctorale et établir avec eux les calendriers pédagogiques de l’année (réunions des CP de la mention et de la FD)
  • Traiter les dossiers de demandes d’admission dans les formations pour la rentrée universitaire
  • Organiser les journées de rentrée et les différentes manifestations du master et de la FD au cours de l’année
  • Gérer les inscriptions pédagogiques et les parcours de master des étudiants et saisie dans le logiciel Apogée
  • Suivre la mise en place des nouvelles procédures relatives au doctorat (portefeuille des doctorants)
  • Saisir et traiter les résultats d’examen de Master
  • Réceptionner et contrôler les dossiers de candidature des contrats doctoraux et des aides (aides au terrain, bourses « aires culturelles », aides à la professionnalisation)
  • Organiser et alimenter les bases de données
  • Elaborer des brochures de communication
  • Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des procédures et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure
  • Préparer et convoquer les réunions de l’équipe pédagogique et du conseil pédagogique, ainsi que les jurys d’examen des masters.
  • Etablir, faire valider et diffuser les comptes rendus de ces réunions
  • Participer aux réunions Master de l’EHESS
  • Participer au groupe de travail mensuel Scolarité réunissant l’ensemble des gestionnaires pédagogiques
  • Veiller au respect du calendrier administratif (gestion des dossiers de candidature pour les masters, les allocations de recherche et les bourses)
  • Participer à la préparation des enquêtes d’évaluation destinées à l’HCERES
  • Assurer le classement et l’archivage des dossiers
  • Gestion financière :

  • Veiller au respect du calendrier comptable
  • Participer à la préparation et au respect du budget des formations
  • Contrôler le suivi et l’exécution du budget
  • COMPÉTENCES REQUISES

    Connaissances :

  • Connaissance de l’anglais
  • Connaissance du fonctionnement de l’enseignement supérieur et de la recherche
  • Connaissance de la comptabilité publique et de la gestion budgétaire et comptable
  • Connaissance de l’organisation, du fonctionnement et l’activité de l’établissement
  • Maîtrise et suivi de la réglementation et des procédures du domaine de gestion du service
  • Connaissance du logiciel de scolarité (APOGEE)
  • Connaissance des techniques de classement et d’archivage
  • Compétences opérationnelles :

  • Maitrise des outils de bureautique (Word, Excel, Powerpoint)
  • Maîtrise des techniques de secrétariat, de gestion administrative et de gestion pédagogique
  • Savoir informer et rendre compte de l’état d’avancement des dossiers
  • Savoir planifier son activité et hiérarchiser les besoins
  • Sens de l’initiative, de l’organisation
  • Compétences comportementales  :

  • Sens de la confidentialité
  • Autonomie
  • Rigueur / Fiabilité
  • Capacité à travailler en équipe et au contact des étudiants et des enseignants-chercheurs
  • PROFIL RECHERCHÉ

  • Bac +2 ou équivalent exigé
  • Expérience souhaitée sur le même poste ou le même domaine d’activité
  • Il y a 2 mois
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