Assistant administratif à la direction de l’habitat (h/f)

Détails de l’offre

Famille de métierCitoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s)Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe Métier(s)Assistant ou assistante de direction Ouvert aux contractuelsOui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d’un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d’une durée maximale de six ans. Temps de travailComplet, 1607h / an TélétravailOui Expérience souhaitéeConfirmé ManagementNon Rémunération indicativeselon profil Descriptif de l’emploi La Direction de l’Habitat d’Annemasse Agglo développe des projets afin de répondre à l’ensemble des besoins en logements. Elle veille au bien vivre ensemble en assurant une répartition équilibrée et diversifiée des logements sur le territoire notamment par le développement de l’habitat et le renouvellement urbain et en transversalité avec les directions opérationnelles d’Annemasse agglo. Missions et conditions d’exercice 1. Le secrétariat de la Direction :
o Appui aux chargés de mission sur les dossiers les concernant (accueil téléphonique et physique, cour-riers, mise en forme et finalisation de documents, organisation de réunions, logistique, préparation des comptes rendus…) ;
o Suivi des actes administratifs et des conventions
o Suivi des actions de communication du service ;
o Devenir référente sur le classement et l’archivage : Procéder à l’archivage régulièrement;
o Suivi administratif de la Direction (suivi et alimentation des bases de données nécessaires à la Direc-tion, référente Maarch et courrier)
o Assurer les tournées de courriers papier selon le planning établi avec le service de la MDH
o Participation ponctuelles à des réunions pour prise de notes et compte-rendu
2. Le suivi administratif et financier de la Direction – (logiciel CIRIL et tableur excel):
o Préparation et suivi des budgets annuels (BP-BS-reports)
o Appui au Directeur et suivi de l’élaboration du Plan Pluriannuel d’Investissement (PPI) du service
o Suivi administratif et financier des marchés publics (CIRIL + tableur excel);
o Suivi des demandes de subvention aux organismes extérieurs
o Suivi comptable du service à l’aide de bases de données et du logiciel CIRIL
3. Des tâches inter-Direction :
o Assurer les tâches inter-direction du plateau partagé selon le tournus décidé par les directeurs concer-nés (tableau de répartition à l’appui et principe de tournus des assistantes sur les tâches par an);
o Ponctuellement et en cas de surcharge temporaire, appui aux autres Directions pour les tâches de se-crétariat.
4. Appui au Service de la Maison de l’Habitat
o En cas de sous-effectif du service, et sur demande du responsable avec l’accord de la Direction,
o Appui à l’enregistrement des demandes à l’aide du logiciel PELEHAS
5. Participation aux actions du service :
o Participer à la dynamique du service et à la co-construction des actions en faveur de l’Habitat
o Au vu des perspectives potentielles d’évolution des missions du service en lien avec d’autres missions pourront être ajoutées ou modifiées à la marge dans leur contenu.
Participation ponctuelle à des évènements, en soirée et le WE (séminaires, réunions publiques…)
Profils recherchés Connaissances de base dans le suivi budgétaire / comptable et la gestion administrative (notamment marchés publics)
– L’intérêt pour la politique locale (notamment politiques liées au territoire) est un plus.
– Une expérience dans un poste équivalent est vivement souhaitée.
– Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel) et des logiciels comptables
– Capacité de rédaction / mise en forme de textes simples
– Création de tableaux de suivi des dispositifs
– Rigueur dans le travail et capacité d’autonomie
– Très bon sens du contact et diplomatie
– Capacité d’adaptation et de réactivité
– Prise d’initiative