Assistant administrative du chef du Service Contrôles H/F

Détails de l’offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Rédacteur
Métier(s) Assistant ou assistante de direction Ouvert aux contractuels Oui , à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l’attente de recrutement d’un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d’une durée totale de 2 ans. Temps de travail Temps complet, 1607 heures annuelles Télétravail Oui Descriptif de l’emploi Au sein de la Direction Assainissement Usagers du SyAGE, vous apporterez une aide à son bon fonctionnement. La polyvalence des missions, les interactions avec différents interlocuteurs et la diversité des sujets traités en font un poste enrichissant.

Le service Contrôles est composé de 14 agents (dont 5 postes administratifs) et a pour mission de veiller au respect des règlements d’assainissement et de gestion des eaux pluviales. Il réalise ou fait réaliser des prestations de contrôles des installations d’assainissement dans le but de s’assurer de leur bon fonctionnement. Ces contrôles sont déclenchés à l’initiative du SyAGE ou des administrés.

Missions / conditions d’exercice Assister le Chef de Service dans ses missions :
-Gestion des appels téléphoniques ;
-Planification et organisation des réunions ;
-Rédiger des courriers, notes et comptes rendus ;
-Viser les parapheurs et l’ensemble des documents émanant du service ;
-Dispatcher/Ventiler le courrier attribué au service ;
-Assurer les relations avec les prestataires de service ;
-Proposer des améliorations de gestion administrative ;

Assurer le bon fonctionnement administratif du service en collaboration avec le chef de service :
-Elaborer et tenir à jour les procédures de circuit des courriers ;
-Elaborer et tenir à jour les paragraphes types des courriers ;
-Contribuer à la bonne tenue des dossiers papiers et informatiques ;
-Accompagner et former les secrétaires et techniciens du service aux procédures ;

Assurer le bon fonctionnement financier du service en collaboration avec le chef de service :
-Contribuer à la saisie des bons de commande ;
-Contribuer au processus de facturation ;
-Participer au suivi financier des subventions (tableau de suivi notamment) ;
-Participer au suivi budgétaire ;

Traiter des données techniques en collaboration avec le chef de service :
-Réaliser des requêtes dans les bases de données métier du service ;
-Contrôler la complétude des données technico-administratives dans les bases de données ;

Assurer une réponse adaptée aux usagers de l’Assainissement
-Répondre aux usagers par mail, par téléphone, par courrier ;
-Ponctuellement assurer un accueil physique des usagers ;

Aisance sur les outils informatiques quotidiens :
-Pack office (Word, Excel, Outlook)
-Gestion courrier (Dotelec – Formation à la prise de poste)
-Gestion financière (CIVIL Finances – Formation à la prise de poste)

Profils recherchés Compétences recommandées/recherchées :
-Aisance à l’expression orale, bon relationnel ;
-Compétence rédactionnelle ;
-Compétence organisationnelle ;
-Aisance informatique ;
-Esprit d’équipe.