ASSISTANT AUPRES DE LA DIRECTION GENERALE DES SERVICES (H/F)

Détails de l’offre

Famille de métierCitoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s)Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur Métier(s)Assistant ou assistante de direction Ouvert aux contractuelsOui ()
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s’agit d’un remplacement d’un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d’absence de l’agent remplacé. Temps de travailComplet, 1607h / an TélétravailOui Expérience souhaitéeDébutant Descriptif de l’emploi
Sous l’autorité du Directeur général des services, l’assistant(e) apporte une aide permanente en termes d’organisation, de communication, d’accueil et de suivi de certains dossiers.

Sa discrétion, ses relations de qualité envers l’ensemble des partenaires internes et extérieurs en font un acteur majeur de l’organisation interne de la collectivité.
Missions et conditions d’exercice
MISSIONS :

*Organisation et planification des réunions et rendez-vous :
-Gestion de l’agenda, interface avec les services concernés, organisation de réunion.
-Accueil téléphonique et physique (Filtrage et transmission des messages)

*Activités bureautiques :
-Gestion et traitement des courriels reçus pour la direction générale
-Remise en forme des courriers et documents
-Préparation des fonds de dossiers pour les réunions du Directeur général

*Suivi des activités des services placés sous la direction du Directeur Général des Services :
-Interface entre les services et le DGS
-Interface avec le service des assemblées dans le cadre de la préparation des assemblées (bureau municipal, conseil municipal…)

*Relation avec le cabinet du Maire :
-Coordination et transmission des informations sur les dossiers partagés
-Préparation des réunions communes
-En l’absence de l’assistante du cabinet du Maire, gestion des appels téléphoniques adressés au cabinet

*Relation avec les partenaires extérieurs :
-Suivi de certains dossiers en commun avec la communauté d’agglomération Plaine Vallée
-Relations avec la préfecture, le département et la région

Profils recherchés – Vous êtes autonome, rigoureux(se), organisé(e),
-Vous disposez d’aptitudes relationnelles et rédactionnelles,
-Vous maîtrisez parfaitement les différents outils bureautiques (word, excel, outlook)
-Discrétion impérative