Assistant auprès de la Direction Générale des Services (h/f)

Détails de l’offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Métier(s) Assistant ou assistante de direction Ouvert aux contractuels Oui , à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l’attente de recrutement d’un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d’une durée totale de 2 ans. Temps de travail Temps complet, 1607 heures annuelles Descriptif de l’emploi Grand Paris Seine Ouest (GPSO), un territoire créatif, numérique et durable.

Forte de ses 322 928 habitants, GPSO représente le 3ème Pôle d’emplois d’Ile-de-France. Son territoire s’étend sur 8 communes (Boulogne-Billancourt, Issy-les-Moulineaux, Chaville, Marnes-la-Coquette, Meudon, Sèvres, Vanves et Ville d’Avray).
GPSO, Etablissement Public Territorial créé le 1er janvier 2010, est fondé sur un développement équilibré de son territoire, alliant dynamisme économique et cadre de vie privilégié. La population est au cœur des préoccupations, grâce à la qualité des services publics et au travers des compétences exercées.
1000 femmes et hommes, par leurs compétences et engagement, participent à la mise en œuvre et à la réussite des projets de GPSO, intercommunalité de projets, intégrée et dynamique.

En rejoignant Grand Paris Seine Ouest, vous mettrez en œuvre vos compétences et votre talent au service d’une collectivité territoriale innovante et durable. Les possibilités d’évolution et de montée en compétences sont possibles grâce à une politique de formation forte et à la possibilité d’évoluer en interne en fonction des postes disponibles et ouverts aux recrutements.
Le poste est rattaché à la Direction des Affaires Institutionnelles de l’établissement.
La Direction des Affaires Institutionnelles intervient dans plusieurs domaines :
*Services des Assemblées : gestion des assemblées délibératives et contrôle de légalité interne des actes, RGPD : mise en conformité avec le RGPD, suivi institutionnel en lien avec les organismes et partenaires institutionnels (MGP, Alliance des Territoires, France Urbaine, ADCF, syndicats…)
*Service Politique de la Ville : déploiement de la vidéoprotection, analyse des besoins sociaux et coordination des partenaires institutionnels en matière d’action sociale
*Suivi de certains dossiers transverses en lien avec le DGS et son chargé de mission
*Contrôle des courriers entrants et sortants (missions de Secrétariat Général) Missions / conditions d’exercice Les missions de notre futur assistant :
En qualité d’agent transversal, attaché à la Direction Générale des Services et placé sous la responsabilité de la directrice des affaires institutionnelles, l’assistant au sein de la DGS assure des missions de secrétariat et de gestion administrative pour le secrétariat général, la direction des affaires institutionnelles et la direction de la communication.
Missions en soutien du secrétariat général :

-Organiser des réunions
-Constituer des dossiers en appui des réunions de la direction
-Actualiser et établir des procédures, modèles et guides de correspondance
-Rédiger des notes techniques (réformes législatives ou réglementaires) ou des synthèses sur les dossiers préalables aux réunions du DGS
-Assurez la relecture et corrections des correspondances et documents adressés par GPSO aux administrés, partenaires institutionnels, agents de GPSO …
-Remplacer l’assistante de direction en cas d’absence
Missions en soutien de la Direction des Affaires Institutionnelles :
-Accompagner la direction des affaires institutionnelles dans la préparation et le suivi des instances délibératives (préparation de Fast, attestations, notifications, publication sur le site internet, tenue du registre, gestion des fournitures administratives …)
-Être l’interlocuteur téléphonique des élus territoriaux afin de suivre leur présence au conseil de territoire
Vous assistez la direction des affaires institutionnelles sur la logistique des assemblées délibératives (relations avec les prestataires : traiteur, sténotypiste…)
-Assurez l’engagement des dépenses, les relations avec les fournisseurs, la liquidation des factures, la saisie du budget et suivrez son exécution
Missions en soutien de la Direction de la Communication :
-Être en appui des activités administratives (traitement de courrier, établissement des bons de commande, mise sous pli…) de la direction
-Accompagner la direction dans l’organisation des réunions ou d’évènement internes (nouveaux arrivants, médailles, cérémonie des vœux, séminaires, Noel des enfants…) Profils recherchés Nous recherchons une personne ayant une expérience significative dans l’assistanat ou la gestion administrative ; une très grande polyvalence ; un excellent rédactionnel et une grande aisance orale mais également dotée d’une grande discrétion professionnelle.