Assistant d’accueil et de direction (h/f)

Détails de l’offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s) Assistant ou assistante de direction Ouvert aux contractuels Oui , à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s’agit d’un poste spécifique dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d’une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n’est pas lauréate d’un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d’entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet, 1607 heures annuelles Descriptif de l’emploi Avec sa position stratégique aux portes de Paris, la ville de Vincennes (Val-de-Marne, 49 908 habitants, 759 agents) ne manque pas d’atouts : elle bénéficie d’un environnement unique avec le château, la proximité du bois, son patrimoine architectural exceptionnel, des équipements publics de qualité et des commerces de proximité nombreux et réputés. La ville est desservie par la ligne 1 du métro et le RER A.

La ville recrute pour sa Direction Générale des Ressources
Un Assistant d’accueil et de direction (h/f)
(Cadre d’emplois des rédacteurs territoriaux – Catégorie B)

Au sein de la Direction des Ressources Humaines, vous travaillez en binôme afin d’assurer l’accueil, l’assistanat et la gestion de dossier transversaux des services de la direction. Vous êtes par ailleurs le référent du logiciel de gestion de temps, mutuelle et maintien de salaire. Missions / conditions d’exercice Vos missions :

Accueil :
– Assurer l’accueil physique et téléphonique de la direction et orienter les agents,
– Filtrer le public le cas échéant,
– Assurer le traitement des informations entrantes et sortantes, de la direction, sur tous les supports,
– Réceptionner, enregistrer et ventiler du courrier et des parapheurs.

Assistance de la direction :
– Assister la direction des ressources humaines sur les dossiers ayant trait à son activité,
– Assurer le suivi des agendas, la prise de rendez-vous et la préparation des dossiers transversaux des différents services de la direction,
– Effectuer des tâches de classement, d’archivage, de commande de fournitures, etc,
– Assurer le suivi administratif et financier des dossiers.

Gestion des dossiers transversaux :
– Suivre la préparation de l’instance, rédiger le compte-rendu du CST et le diffuser,
– Suivre les dossiers de discipline,
– Assurer la gestion de l’organigramme et des cartes de cantines,
– Mettre à jour les données RH sur l’Intranet,
– Suivre le traitement administratif des médailles du travail en lien avec le service administration des RH,
– Participer à la coordination du Journal interne,
– Attribuer les prestations sociales rattachées à la DRH,
– Centraliser les demandes des agents via l’interface dématérialisée (Joget).

Référent sur dossiers transversaux :
Référent du logiciel de gestion du temps (Incovar) pour les campagnes collectives :
– Créer les profils et plannings agents,
– Suivre les demandes relatives aux CET,
– Gérer les anomalies, l’interface mensuelle des heures supplémentaires, l’extraction des jours de grève, etc.

Référent mutuelles et maintien de salaire :
– Gérer les dossiers de maintien de salaire,
– Concevoir et organiser des forums des mutuelles.

Référent télétravail :
– Suivre les demandes de télétravail et les conventions s’y afférant.

Référent égalité femme / homme et laïcité :
– Suivre la veille juridique,
– Orienter les agents vers les dispositifs existants. Profils recherchés Votre profil :

Vous maitrisez la fonction RH et avez des connaissances sur le fonctionnement des services de la collectivité ainsi que le statut et l’environnement territorial. Vous maitrisez les outils bureautiques et logiciels métiers ainsi que les règles d’orthographe, syntaxe et de grammaire. Organisé, rigoureux et méthodique, vous avez le sens des initiatives, le souci de la confidentialité et une aisance relationnelle.

Poste à pourvoir dans les meilleurs délais.

Rémunération statutaire + régime indemnitaire + 13ème mois + accès à une restauration collective avec participation employeur + participation mutuelle et maintien de salaire + Amicale du personnel (chèques vacances, bon à la consommation, …) + RTT.

VINCENNES, bien plus qu’une ville.