Assistant de direction

Détails de l’offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Métier(s) Assistant ou assistante de direction Ouvert aux contractuels Oui , à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d’un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d’une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet, 1607 heures annuelles Télétravail Oui Management Non Experience souhaitée Confirmé Descriptif de l’emploi Le Conseil départemental du Pas-de-Calais a adopté en 2022 son projet de mandat à travers trois pactes qui fixent les grandes ambitions et priorités pour la mandature :
– » Agir avec vous pour bien vivre dans le Pas-de-Calais  » – Pacte des solidarités territoriales
– » Agir avec vous pour se réaliser dans le Pas-de-Calais  » – Pacte des réussites citoyennes
– » Agir avec vous pour l’épanouissement de tous dans le Pas-de-Calais  » – Pacte des solidarités humaines

Le Département est un acteur essentiel du quotidien des habitants. Permettre un développement harmonieux des territoires, donner à chacun une chance de réussir et de s’épanouir, garantir un accompagnement de qualité et dans la proximité aux personnes les plus fragiles, sont au cœur de ses préoccupations.

Trois axes transversaux, que sont l’accompagnement de la jeunesse, la préservation du climat et la promotion du lien social, ont également été posés par les élus comme structurants pour l’action départementale et se traduiront donc dans l’ensemble de ses politiques publiques.

C’est en s’appuyant sur une ambitieuse démarche de concertation auprès des habitants du Pas-de-Calais, de ses partenaires et de ses agents, que le Département entend mettre en œuvre concrètement ces orientations.

Avec ce projet de mandat, les élus départementaux ont fixé à l’administration le cadre de la mise en œuvre des politiques départementales jusqu’en 2027.

Le Pacte des solidarités territoriales pose, à travers 14 ambitions, les axes d’une politique forte pour prendre en compte le changement climatique dans l’ensemble des politiques départementales, garantir aux habitants des services de proximité de qualité et veiller à l’attractivité du territoire.

POSITIONNEMENT ET ORGANISATION
Positionnement hiérarchique :
-Pôle Aménagement et Développement Territorial (PADT)
-Secrétariat général du PADT
-Mission port d’Étaples

La mission port d’Étaples est constituée de 5 agents :
-un responsable de mission ;
-un responsable technique des projets du port ;
-un chargé de mission attractivité du port départemental d’Etaples ;
-un assistant de direction ;
-un agent d’entretien ménager. Missions / conditions d’exercice Placé sous l’autorité du responsable de la mission port d’Étaples, l’assistant de direction (H/F) est chargé d’assister le responsable de la mission dans la gestion et l’organisation administrative, d’assurer la gestion et le suivi de dossiers administratifs et financiers, et devra également assurer :

*les missions d’assistant de direction suivantes :
-accueil physique et téléphonique ;
-prise de rendez-vous et gestion des contacts ;
-gestion des courriers, de la communication et des publications relatives à la mission, classement, archivage ;
-préparation de supports, contenus de communication écrits et visuels ;
-secrétariat de la mission (courriers, comptes rendus) ;
-gestion des ressources (salles de réunion, locaux, heures de ménage, etc.).

*les missions liées à la gestion du domaine public portuaire :
-tenir à jour le fichier des occupations du domaine portuaire ;
-assurer les travaux de secrétariat de la mission port d’Étaples pour les agents la composant ;
-réaliser tous les documents relatifs aux autorisations d’occupations du domaine public portuaire, suivre et clôturer toute la procédure d’autorisation en lien avec les différents services concernés.

*les missions de gestion financière et administrative :
-suivre au quotidien sur le progiciel de liquidation  » Grand angle  » l’évolution des dépenses et recettes de la mission ;
-gérer l’exécution financière : propositions d’inscriptions budgétaires, tenue à jour des prévisions de dépenses en cohérence avec l’avancement des marchés et des subventions, récolement et vérification des pièces pour le service fait, lien avec l’Unité Déconcentrée Finances (UDF) du PADT pour les mises en paiement et les perceptions de recettes, gestion d’enveloppes financières ;
-gérer les marchés : tenue à jour des dossiers marchés, vérification des documents administratifs des co-contractants (y compris sous-traitants), préparation, envoi et/ou notification des documents administratifs des marchés (y compris sous-traitants), préparation et passation de marchés simples.

L’ensemble des missions de l’assistant de direction (H/F) s’exerce dans le cadre d’un travail en équipe avec l’ensemble des agents du pôle aménagement et développement territorial et des différents services/directions du Département.

L’agent, en dehors des missions et activités décrites ci-dessus, peut être amené à réaliser d’autres missions en cohérence avec son cadre d’emplois et son grade. Profils recherchés Savoirs :
-expérience sur un poste similaire souhaitée ;
-bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales ;
-connaissances approfondies en rédaction administrative ;
-connaissances en comptabilité et/ou analyses financières ;
-connaissances en marchés publics ;
-maîtrise des outils bureautiques et des progiciels liés à l’activité (GDA, Word, Excel, Outlook, Powerpoint, cartographie, communication).

Savoir-faire :
-participer à l’organisation et optimiser le service ;
-savoir centraliser et transmettre les informations ;
-savoir gérer plusieurs dossiers à la fois ;
-maîtriser les techniques rédactionnelles ;
-gestion financière et des marchés ;
-gestion administrative ;
-savoir rendre compte.

Savoir-être :
-bon sens relationnel ;
-disponibilité et polyvalence ;
-travail en équipe et en transversalité ;
-adaptabilité, rigueur, réactivité ;
-sens de l’organisation et de l’anticipation ;
-esprit de synthèse ;
-capacité de discernement, de prises d’initiatives ;
-autonomie ;
-discrétion.