Assistant de direction à la Direction des services financiers (h/f)

Détails de l’offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Métier(s) Assistant ou assistante de direction Ouvert aux contractuels Oui , à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l’attente de recrutement d’un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d’une durée totale de 2 ans. Temps de travail Temps complet, 1607 heures annuelles Descriptif de l’emploi Polyvalent(e), l’assistant(e )de direction est le premièr(e) interlocuteur(rice) des collaborateurs internes ou externes de la direction des services financiers. Il ou elle maîtrise le mode de fonctionnement des collectivités locales et leur environnement.
Collaborateur (trice) direct(e) de la directrice des services financiers, il ou elle est une personne de confiance. Il ou elle est chargé(e) de l’assister dans la gestion et l’organisation administrative de la direction. Il ou elle est en capacité de préparer, collaborer, prendre en charge des dossiers sous la responsabilité de la directrice.
Il ou elle facilite le travail interne de la direction et le travail transversal au sein des services financiers et de la collectivité.
La diversité des questions traitées et des outils utilisés, des interlocuteurs rendent ses capacités d’adaptation indispensables.
Disponible, d’une grande discrétion, il ou elle peut adapter son emploi du temps et ses horaires de travail aux impératifs de la direction. Missions / conditions d’exercice -Assurer la gestion administrative de la Direction : assurer l’accueil physique et téléphonique, suivre les courriers et préparer les réponses, assurer le classement, gérer l’agenda et les plannings de travail en tenant compte des priorités ; organiser la logistique des réunions ; assurer la préparation et le suivi des instances décisionnaires (CM-BM) ; préparer avec le chargé d’études fiscalité l’organisation de la commission communale des impôts directs ; participer à la diffusion d’informations (financières, procédures, veille documentaire) auprès d’interlocuteurs ; participer à différentes réunions pour en rédiger et diffuser les comptes rendus.
-Participer à l’organisation de la Direction : diffuser les informations transversales, générales ou spécifiques et les instructions de travail nécessaires à la gestion des dossiers ; veiller à l’application des règles et procédures internes ; assurer le suivi des congés, absences, jours télétravaillés ; établir des tableaux de bord ; gestion des délais de validation (CM-BM) ; assurer le reporting nécessaire à l’assistance de la direction ; collaborer à la gestion financière et RH de la direction.
-Participer aux missions et dossiers portés par la direction : prendre en charge certains dossiers ; être référent pour les parcours du Maire ; assurer le suivi des décisions des instances paritaires ; collaborer à la création d’outils et tableaux de bord.
Profils recherchés Autonome, organisé.e, réactif.ve, savez faire preuve de discrétion, prendre des initiatives et vous adapter ; vous avez l’esprit d’équipe et le sens du service public. Vous connaissez les techniques de secrétariat et savez réaliser des requêtes ; vous vous exprimez avec aisance, à l’oral comme à l’écrit, et maîtrisez les outils bureautiques. Vous possédez des compétences rédactionnelles, dans le respect des règles d’orthographe, de grammaire et de syntaxe. Votre connaissance de l’environnement juridique et financier des collectivités serait un plus.