Assistant de Direction (ASSDIRPTX-7928)

Description de la mission

Nous recherchons un Assistant de Direction H/F au sein de notre siège social à PUTEAUX (92) vos missions seront les suivantes :

Appuyer un Directeur dans ses activités quotidiennes

– Réceptionner, exploiter et relayer le courrier et les appels téléphoniques du Directeur et réagir en effectuant le filtrage des appels et apporter les réponses ne nécessitant pas l’intervention du Directeur.
– Coordonner et préparer les activités quotidiennes du Directeur
– Rédiger des notes ou correspondances à partir de consignes orales ou manuscrites et les transmettre à tous les niveaux
– Accueillir et informer les visiteurs de la Direction
– Exécuter les missions données par le Directeur
– Gérer les salles de Réunions

Coordonner et préparer les réunions et les déplacements d’une équipe (environ 4 personnes) en France et à l’étranger

– Tenir l’agenda du directeur et en transmettre les informations pertinentes
– Organiser les réunions de travail
– Mettre en place et suivre l’organisation afférente aux réunions ou déplacements
– Organiser les voyages : recherche de tarifs et moyens de transport adaptés, visa, hébergement, prise de rendez-vous, notes de frais…

Contribuer au fonctionnement de l’entité :
– Constituer et suivre des dossiers complets de façon à faciliter la prise de décision et l’activité de la hiérarchie
– Echanger les informations avec l’ensemble des interlocuteurs internes et externes (clients )
– Commander les fournitures et matériels de bureau ; souscrire et renouveler les abonnements divers
– Organiser et assurer le classement de documents, manuel et/ou informatique, pour le partage et la conservation de l’information

Activités spécifiques :
– Rechercher, regrouper les informations, établir des tableaux de bord et en effectuer le suivi.
– Extraire des informations des bases de données et les mettre en forme
– Collecter les informations pour les services fonctionnels ( éléments variables ) etc…
– Etre en support à l’organisation lors des séminaires annuels

Profil

Formation initiale :
Bac+ 3 Assistanat de Direction, Langues étrangères, Gestion,…

Expérience professionnelle :

Anglais courant obligatoire – 2 ans minimum dans une fonction similaire d’Assistanat de direction
Maîtrise du pack office

Comportements professionnels :

Dotée(e) d’un bon relationnel et adaptable, vous savez travailler avec de multiples interlocuteurs (internes et externes), dans un environnement dynamique et exigeant.

Proactif(ve), vous êtes reconnu(e) pour vos capacités d’organisation et de gestion des priorités, ainsi que pour votre rigueur et votre sens de la confidentialité.