Assistant de direction des affaires médicales

Descriptif

Mutation – CDI – CDD

Missions générales
Assurer l’accueil téléphonique et physique et l’orientation des interlocuteurs internes et externes (filtrage des appels, orientation).

Organiser les réunions et les rendez-vous des directrices et des responsables des affaires médicales :

oRéaliser la prise de rendez-vous, organiser les réunions, gérer les agendas et préparer les déplacements
oPréparer des réunions et des rendez-vous (préparation des dossiers de réunion, notes de synthèse, présentations powerpoint, etc.)
oMettre en forme des documents (rapports d’activité, compte-rendu de réunion ou d’instances, tableaux, etc)
oAssurer la gestion des parapheurs
oOrganiser les réunions pour les directrices et responsables des affaires médicales
oReproduire et diffuser des documents, des dossiers

Assurer le suivi des instances (Commission Médicale d’Etablissement Locale (CMEL) et sous-commissions de la CMEL (Commission de la permanence des soins, commission des structures, Commission ressources humaines médicales, Commission de la vie hospitalière), en lien avec le Président de la CMEL et la directrice des affaires médicales ou son adjointe
oPréparer l’ordre du jour
oVeiller à l’organisation matérielle et logistique des instances
oRédiger le compte-rendu en séance et assurer sa diffusion

Assurer la gestion du courrier

oOuvrir, traiter, orienter et suivre le traitement des courriers réceptionnés
oPréparer et envoyer les courriers
oTraiter et mettre en forme des courriers

Organiser et gérer le classement et l’archivage des documents (archive physique et numérique).

Assurer la gestion des outils de communication interne et externe au pôle
oMettre à jour les listes de diffusion
oEnvoi de notes ou de newsletters ou mise en ligne sur la GED des documents d’instances ou de procédures
oMise à jour de l’intranet et des applications
oOrganisation et suivi des mises à jour des organigrammes

Veiller au bon fonctionnement logistique de la Direction : Gestion des commandes de la Direction, suivi maintenance matériels, de la maintenance assistée par ordinateur pour les demandes d’interventions, de réparation pour la direction, demande d’habilitation informatique pour les nouveaux arrivants à la direction des affaires médicales

Missions spécifiques

Suivi des demandes d’activité libérale
Suivi des demandes de cumul d’activité
Participation au fonctionnement du secrétariat de la Direction du site de Bichat et intégration dans le roulement hebdomadaire et de congé des secrétaires pour assurer la continuité du secrétariat de la direction du site de Bichat.

3.Position hiérarchique et fonctionnelle

Lien hiérarchique :
Directrice des affaires médicales/directrice adjointe des affaires médicales

Liens fonctionnels :
•Responsables des affaires médicales de site
•Président de la Commission médicale d’établissement locale
•Autres directions fonctionnelles

4.Niveau d’études – compétences et expérience

•Bac à Bac+2
•Maîtriser internet et les outils informatiques suivants : Word, Excel, PowerPoint

5.Capacités requises
•Travailler en équipe
•Capacité à hiérarchiser les urgences
•S’exprimer aisément vis – à-vis d’interlocuteurs divers et variés
•Renseigner les interlocuteurs de façon pertinente
•Respecter le secret professionnel et la confidentialité des informations
•Identifier un problème et savoir en rendre compte
•Prendre des initiatives adaptées

6.Correspondance statutaire
•Adjoint administrative, Adjoint médico-administrative, Adjoint des cadres

7.Caractéristiques du poste

•Travail à temps plein.

Ce profil de poste est évolutif et peut être modifié en suivant la procédure institutionnelle.