Poste
Sous la responsabilité hiérarchique de la directrice des ressources pour l’accompagnement et en étroite collaboration avec l’ensemble des salariés de la DIRA, vous assurer l’assistanat de la direction.
Principales Activités / missions :
Assurer l’assistanat de la direction
Participation à l’accueil physique et téléphonique (assurer la continuité des réponses aux partenaires internes et externes) Gestion d’agendas, Formalisation de courriers, mails, documents, convocations, rédaction de comptes rendus. Organisation de réunions.
Interface avec les services du siège (en particulier comptabilité, DRH, services généraux, informatique, et Délégation Générale)
Gestion de l’information et des documents (Diffusion d’informations à l’équipe, boite mail générique de la DIRA, classement sur le sharepoint de la direction, Supervision archivage/rangement, gestion des documents produits par la DIRA)
Gestion des achats nécessaires au fonctionnement
Apporter un appui administratif et technique sur des dossiers dédiés.
Assurer le suivi RH des salariés (enregistrement des temps de travail, préparation de l’accueil des nouveaux, interface avec le service RH )
Suivi de la partie financière et administrative des conventions et subventions en appui aux responsables de pôle et chefs de projets
Aide à la constitution de dossiers et à la réalisation de bilans d’activité
Suivi annuel des dossiers formateurs en lien avec la démarche qualité QUALIOPI
Suivi et classement des contrats, conventions et agréments gérés par la direction en lien étroit avec les assistantes de direction RH des Fraternités régionales (Services Civiques, mécénat de compétences notamment)
Elaboration et Suivi des Retroplanning nécessaires au suivi des conventions et agréments
Appui à l’organisation de rencontres ou événements nationaux
Assurer un soutien à l’utilisation du Kiosque
Assurer le suivi comptable et l’interface DIRA/ service comptabilité
Suivi des devis, des factures et des éventuelles relances
Appui du chargé de mission partenariats formation sur le suivi des différentes facturations liées à l’activité du centre de formation et lien avec le service comptable
Soutien au Pôle Bénévolat et Engagements pour le suivi des versements des indemnités des services civiques en lien avec les assistantes de direction RH.
Profil
Diplôme de niveau BAC +2 (BTS, DUT…) Assistanat de direction ou de gestion.
Maîtrise de la gestion de l’information et de l’outil bureautique (suite office).
Réactivité, rigueur, organisation, très bon rédactionnel
Qualités d’écoute et d’accueil.
Savoir anticiper et se montrer facilitant
Salaire à partir de ,66 € bruts mensuels x 14 mois
Merci de transmettre CV et lettre de motivation
