CDI

ASSISTANT DE DIRECTION (H/F)

Publié il y a 4 jours par cdg69
Lyon, Auvergne-Rhône-Alpes
Je postule

Je crée mon compte

Je souhaite que mon CV soit visible pour les recruteurs afin qu'ils puissent me contacter directement

Description du poste

Missions

La Métropole de Lyon est une collectivité territoriale unique en France. Créée en 2015, elle est la seule à réunir autant de missions et de compétences différentes. Elle porte des politiques publiques ambitieuses pour ses concitoyens et réalise ses missions de service public dans de très nombreux domaines : mobilité, environnement, aménagement urbain, habitat, aide sociale, protection de l’enfance, personnes âgées, handicap, insertion professionnelle, collèges, développement économique, voirie, eau, déchets, tourisme, culture, sport, …
Forte de plus de 9 200 femmes et hommes engagés au quotidien au service du territoire et de ses 1,4 million d’habitants, la Métropole de Lyon est un employeur qui offre une très grande variété de parcours avec plus de 250 métiers exercés dans différentes filières (administrative, technique, sociale et médico-sociale, culturelle…).
La Direction des Assemblées, Affaires Juridiques et des Assurances (DAAJA), qui compte près de 90 collaborateurs, prend en charge 4 missions principales :
– accompagner les délégations pour sécuriser l’action de la Métropole et défendre ses intérêts sur le plan juridique,
– animer les processus délibératif dans un double souci de régulation et de sécurité juridique,
– garantir aux élus les moyens nécessaires à l’exercice de leurs missions,
– assurer les principaux risques de la collectivité, gérer les demandes indemnitaires et/ou exercer les recours à la suite d’un sinistre, et développer des actions de prévention.
Rattaché au directeur, l’assistant de direction est membre d’un pôle de 4 assistants pour accompagner l’équipe de direction de la DAAJA (directeur et directeurs adjoints) dans son organisation professionnelle en termes de communication, d’information, d’accueil, de gestion, de classement et de suivi de dossiers.
A ce titre, il prend en charge le secrétariat d’un directeur adjoint et la gestion des activités liées à l’antenne de gestion RH de la direction.

VOS MISSIONS :
– assister les membres de l’équipe de direction (directeur et directeurs adjoints) dans leur organisation professionnelle en termes de communication, d’information et d’accueil, ainsi que de gestion, de classement et de suivi de dossiers :
– organiser l’agenda et prendre les rendez-vous en fonction des priorités du directeur adjoint,
– rappeler les informations importantes et transmettre des messages,
– organiser les déplacements du directeur adjoint,
– établir une relation de confiance avec l’équipe de direction,
– réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique :
– prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers,
– réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers,
– organiser le classement et l’archivage des dossiers,
– assurer la gestion du secrétariat de direction :
– gérer le courrier entrant et sortant et les circuits des parapheurs,
– prendre en charge des activités ponctuelles transversales,
– intégrer les priorités de la direction dans la gestion quotidienne des activités du secrétariat,
– renseigner des tableaux de suivi,
– assurer l’accueil téléphonique et physique du secrétariat de direction :
– renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers le bon interlocuteur,
– adapter son discours en fonction de l’interlocuteur,
– recevoir, filtrer et transmettre des messages téléphoniques et les courriers informatiques,
– organiser et planifier les réunions :
– gérer la logistique de la réunion,
– rédiger les ordres du jour, les invitations ou les supports le cas échéant,
– respecter les délais de transmission de documents avant les réunions,
– prendre des notes et effectuer les comptes-rendus,
– assurer le rôle d’antenne de gestion :
– assurer, pour le service ressources humaines de la délégation, le rôle d’antenne de gestion, premier niveau d’intervention en matière de gestion des temps et activités (GTA) / paie, affaires médicales, carrière, formation, recrutement et insertion en binôme avec un autre assistant de direction,
– travailler en équipe avec les autres assistants du pôle des assistants de la direction afin d’assurer les suppléances nécessaires en matière d’assistance des membres de l’équipe de direction et de continuité d’activité du secrétariat de direction.

Profil: 

VOS CONNAISSANCES ET COMPETENCES :
– capacité à gérer les urgences,
– compétences rédactionnelles (courriers, comptes rendus de réunion),
– capacité de discernement nécessaire pour prioriser des actions,
– capacité à prendre des initiatives, être force de proposition dans l’organisation des agendas, des réunions,
– maîtrise de la bureautique (Word, Excel, Power Point),
– maîtrise des techniques de classement et d’archivage de dossiers,
– connaissances de base de la réglementation RH et des procédures de gestion.

VOS APTITUDES ET QUALITES :
– curiosité d’esprit,
– qualités relationnelles,
– discrétion,
– autonomie et polyvalence,
– disponibilité et implication,
– réactivité.

CONDITIONS DE TRAVAIL :
– lieu : Hôtel de Métropole, 20 rue du Lac, 69003 Lyon
– temps de travail : 3 cycles de travail hebdomadaires sont possibles après accord du manager : 35h (7h/jour), 37h30 (7h30/jour + 15 jours d’ARTT), 38h45 (7h45/jour + 22 jours d’ARTT).
– déplacements : pas de déplacements prévus dans le cadre des missions
– conditions d’exercices : pas de conditions spécifiques

Il y a 4 jours
Je postule

Je crée mon compte

Je souhaite que mon CV soit visible pour les recruteurs afin qu'ils puissent me contacter directement