Assistant de Direction (H/F) poste 5017 – BT

Détails de l’offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s) Assistant ou assistante de direction Ouvert aux contractuels Oui , à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l’attente de recrutement d’un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d’une durée totale de 2 ans. Temps de travail Temps complet, 1607 heures annuelles Management Non Experience souhaitée Confirmé Descriptif de l’emploi Assurer une aide permanente au Directeur de l’Education et du Temps de l’enfant en terme d’organisation, de gestion, de secrétariat, de
communication, d’accueil et de suivi de dossiers. Organiser et suivre le Comité de la Caisse des écoles. Missions / conditions d’exercice Gérer le courrier et l’agenda du Directeur
Suivre les procédures, les délibérations
Suivre et mettre à jour les procédures
Suivre les projets et activités de la Direction
Repérer les dysfonctionnements et les signaler
En l’absence du Directeur assurer la continuité et en référer au N+1
Organiser, planifier et suivre les réunions
Préparer les dossiers et le semainier du directeur
Échanger quotidiennement avec les services de la direction
Réaliser et mettre en forme les travaux bureautiques
Organiser le classement et l’archivage
Rédiger des comptes-rendus, procès-verbaux, rapports , notes…
Organiser et suivre le comité de la caisse des écoles
Participer aux réunions des services
Préparer et suivre les points dossiers avec chaque service
Préparer et suivre les points dossiers avec la DGASPS
Veiller à la réactivité et au suivi des services
Préparer le suivi budgétaire des services pour les BP
Organiser la diffusion de l’information au sein des services DETE
Rester attentive à l’actualité pour les services
Suivre/ Rédiger les demandes de travaux, e-proximité
Transmettre les dossiers RH, Bons de travaux et autres documents
après validation du DETE
Gérer les commandes de fournitures de la Direction
Rédiger / Suivre les parapheurs papiers/électroniques
Préparer et suivre les dossiers de chaque service Profils recherchés Savoirs – connaissances théoriques :
Techniques d’organisation et de gestion du temps
Connaissance du fonctionnement et de l’organisation territoriale
Maîtrise de l’outil informatique
Connaissance des règles d’expression écrite
Savoir identifier les priorités
Savoir-être – qualités personnelles :
Autonomie
Rigueur
Diplomatie
Capacité à communiquer, écouter et rendre-compte
Capacité à identifier une situation d’urgence
Confidentialité, discrétion
Capacité d’adaptation
Sens du service public
Savoir-faire – résultat de l’expérience professionnelle :
Rédaction, prise de note
Savoir identifier les priorités
Savoir travailler en binôme avec la direction
Conditions de travail / contraintes :
Horaires variables avec pics d’activité en fonction des obligations de service
Comités de la caisse des écoles en dehors des horaires habituels de travail
Degré d’autonomie : Fort
Niveau de responsabilité : Moyen