Assistant de gestion administrative DAT (H/F)

Détails de l’offre

Famille de métierCitoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s)Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe Métier(s)Assistant ou assistante de gestion administrative Ouvert aux contractuelsOui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s’agit d’un poste dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d’une durée maximale de six ans. Temps de travailComplet, 1607h / an Descriptif de l’emploi La Communauté de Communes de la Vallée de Chamonix Mont-Blanc, composée de 4 communes membres, accueille sur son territoire des stations été/hiver à la jonction de la France, de la Suisse et de l’Italie.

Située au pied du Mont-Blanc, le plus haut sommet des Alpes, berceau des 1ers Jeux Olympiques d’hiver, elle est réputée pour son caractère dynamique et sportif. Elle offre également un ensemble d’infrastructures, ainsi qu’une activité économique, culturelle, historique diversifiée et de premier plan. Elle recrute pour sa Direction Aménagement et transitions. Missions et conditions d’exercice Placé sous la responsabilité de la Directrice adjointe en charge des Transitions, en interface direct avec les élus et les responsables de Pôles (notamment Transition Ecologique, Tourisme, Espaces Naturels-Alpage-Biodiversité, Sécurité-Risques Naturels), l’agent apporte une aide permanente à la Direction adjointe en terme de gestion administrative et budgétaire, de communication, d’information, d’accueil, de classement et suivi de dossiers ; il facilite l’organisation des services (agenda, déplacements, réunions) en établissant une relation de confiance avec la directrice ajointe et les responsables de services.

L’agent pourra en parallèle intervenir par intérim auprès du Directeur Général des Services.

Enfin, l’agent supplée l’assistante de gestion administrative de la Direction, notamment des services Aménagement/Planification/Urbanisme/Foncier au sein de la DAT en son absence. Un binôme de travail devra s’instaurer entre les deux agents

Gestion administrative :

Gestion de l’agenda de la Directrice et responsables de service, des déplacements, des réunions et réservation des salles

Enregistrement et suivi du courrier et mails (transmission, compléments d’information)

Transmission d’informations avec les secrétariats des communes membres

Gestion comptable de la Direction et des Pôles la constituant : suivi de l’exécution du budget sous responsabilité de la Direction, saisie de bons de commande, engagements comptables dépenses/recettes suivi de devis et factures, édition de documents comptables (balances, grands livres), élaboration et transmission états financiers,

Commande de fournitures administratives

Participation au montage de dossiers de demande de subventions en lien avec les services (devis, notes, pièces justificatives et annexes) et établissement des états des dépenses réalisées, à justifier auprès des financeurs

Accueil téléphonique et physique au secrétariat

Organisation des séjours transfrontaliers annuels organisés dans le cadre de l’Espace Mont-Blanc

Prise de notes, mise en forme tous types de courriers, rédaction de courriers, conventions, élaboration de tableaux

Organisation du classement et l’archivage des dossiers, y compris l’organisation informatique et les fichiers sur le serveur commun

Organisation des commissions et suivi des décisions :

Gestion et organisation de commissions : convocation, envoi des compte-rendu

Mise en forme des projets de décisions du bureau exécutif et délibérations des conseils relevant de la DAT, et suivi interne

Participation à des commissions, groupes de travail et réunions, prise de notes et rédaction de compte-rendu. Profils recherchés De formation Bac à Bac +2 avec une expérience en tant qu’assistante de gestion ou direction

Bonne connaissance de l’environnement institutionnel, des circuits et procédures administratives, du contexte et des enjeux des collectivités territoriales

Notions de comptabilité publique, marchés publics, droit administratif

Capacités rédactionnelles, bonne expression orale

Maîtrise des outils bureautiques

Capacité d’adaptation

Capacité de travail en équipe

Relative autonomie dans l’organisation du travail

Qualités de discrétion et confidentialité exigées

Sens de l’alerte, relais d’informations avec le supérieur hiérarchique

Recrutement statutaire ou par voie contractuelle (CDD de droit public) / cadre d’emploi des adjoints administratifs