Assistant de gestion administrative en charge du protocole et de la communication interne

Détails de l’offre

Famille de métiers Communication > Stratégies de communication Grade(s) recherché(s) Rédacteur
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Métier(s) Chargé ou chargée de communication Ouvert aux contractuels Oui , à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d’un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d’une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n’est pas lauréate d’un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d’entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet, 1607 heures annuelles Descriptif de l’emploi Bollène située aux portes de la Provence, au carrefour de 3 régions et de 4 départements, privilégiée par sa situation géographique au centre de réseaux de communication et de transport recherche un(e) Assistant(e) administrative en charge du protocole et de la communication interne. Missions / conditions d’exercice Rattaché à la Direction de la communication, l’agent recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif de la Direction. Il suit les dossiers correspondant aux missions de la direction (communication externe, communication interne et protocole). Il assiste le Directeur de la communication et travaille en collaboration avec l’ensemble des agents de la Direction.
Dans le cadre de ses missions administratives, il assure notamment la gestion des courriers, devis et bons de commande et le lien avec les entreprises (imprimeurs, prestataires de communication).
Dans le cadre de ses missions en matière de protocole, il gère le fichier protocolaire (suivi et mise à jour), envoie les invitations (après validation du Directeur) et gère les réponses. Il participe, avec le Directeur, à l’organisation des cérémonies publiques mettant en valeur les réalisations de la collectivité, (inaugurations de voiries, bâtiments, vernissages, conférence de presse, vœux, cérémonies patriotiques, etc.)
Dans le cadre de ses missions de communication interne, il participe au recueil et à la diffusion d’informations destinées aux agents de la collectivité ainsi qu’à l’organisation d’évènements internes, en lien avec la Direction des Ressources Humaines.

SAVOIRS SOCIO-PROFESSIONNELS
– Techniques de secrétariat – Procédures administratives – Savoir mettre en œuvre une règle, une norme, une procédure, un protocole
– Connaissances de base en communication (pour être en capacité de dialoguer avec des prestataires)
– Connaissance de l’environnement des collectivités territoriales
– Connaissance des missions des administrations et partenaires publics
– Capacité à travailler en équipe
– Capacité d’initiative et de réaction, savoir gérer les situations d’urgence
– Organisé, rigoureux et méthodique

* Gestion administrative :
– Gestion administrative et financière de la Direction de la communication
– Participer aux procédures de marchés publics (rédaction des cahiers des charges pour les marchés de fournitures, de prestations, etc) pour la Direction de la communication
– Acheter et gérer les produits promotionnels de la ville
– Traitement des dossiers et saisie de documents
– Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
– Utiliser l’outil informatique et les logiciels de gestion
– Rédiger des notes ou documents administratifs
– Rédiger des comptes rendus de réunion
– Recevoir, filtrer et réorienter les courrier électroniques

* Protocole :
– Organisation, planification et gestion des manifestations officielles et publiques dans le respect des règles protocolaires et transversalité avec les services et partenaires
– Organiser et piloter les cérémonies patriotiques, protocolaires et les évènements institutionnels
– Réaliser la veille juridique en vue d’assurer la bonne application des règles en matière de protocole
– Accueillir les invités officiels lors des divers évènements
– Gérer et actualiser un fichier protocole

* Communication interne :
– Assurer la relation avec les services (recueil et diffusion d’informations)
– Être force de propositions en matière de contenu et d’animation de la communication interne Profils recherchés ÉTUDES / DIPLÔMES : Bac +2
FORMATION : Protocole – communication
EXPÉRIENCE SOUHAITÉE : 2 à 5 ans.
COMPÉTENCES REQUISES
* Connaître l’environnement institutionnel et les processus décisionnels des collectivités territoriales. Connaître les missions des Administrations et partenaires publics.
* Techniques de secrétariat – Procédures administratives – Savoir mettre en œuvre une règle, une norme, une procédure, un protocole
* Savoir s’organiser pour organiser – Piloter un prestataire
* Prendre en compte un contexte, une contrainte, une complexité, travailler en équipe

PARTICULARITÉS 
* Travail en bureau et sur le terrain
* Mobilité : déplacements fréquents réguliers, permis B nécessaire
* Horaires irréguliers avec amplitude variable en fonction des obligations professionnelles