CDD

Assistant-e Administratif/Administrative Gestionnaire de scolarité H/F

Publié il y a 4 jours par Université Paris-Saclay
Gif-sur-Yvette, Île-de-France
Je postule

Je crée mon compte

Je souhaite que mon CV soit visible pour les recruteurs afin qu'ils puissent me contacter directement

Description du poste

Entreprise

L’Université Paris-Saclay est l’une des meilleures universités françaises et européennes, à la fois par la qualité de son offre de formation et de son corps enseignant, par la visibilité et la reconnaissance internationale de ses 275 laboratoires de recherche et leurs équipes, ainsi que par l’attention apportée, au quotidien et par tous ses personnels, à l’accueil, l’accompagnement, l’interculturalité et l’épanouissement de ses 48 000 étudiants. L’Université Paris-Saclay est constituée de 10 composantes universitaires, de 4 grandes écoles , d’un prestigieux institut de mathématiques (Institut des Hautes Études Scientifiques) et s’appuie sur 6 des plus puissants organismes de recherche français . Elle est associée à deux universités (Université de Versailles Saint-Quentin-en-Yvelines et Université d’Évry) qui fusionneront dans les années à venir et dont les campus jouxtent le territoire du plateau de Saclay et de sa vallée. Ses étudiants, ses enseignants-chercheurs, ses personnels administratifs et techniques et ses partenaires évoluent dans un environnement privilégié, à quelques kilomètres de Paris, où se développent toutes les sciences, les technologies les plus en pointe, l’excellence académique, l’agriculture, le patrimoine historique et un dynamique tissu économique.

Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr

 

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.

Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.

Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique

Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.

Poste

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Le doctorat de l’Université Paris-Saclay, c’est 4 000 doctorants et plus de 9 000 professeurs et chercheurs, qui représentent plus de 11% de la recherche française.

L’activité de formation doctorale est portée par un collège doctoral, fédérant des entités contribuant à leur niveau à la formation doctorale, notamment 21 écoles doctorales chargée d’organiser la formation doctorale dans les divers domaines de recherche, près de 300 laboratoires d’accueil des doctorants et la Maison du Doctorat.

Le Service des Etudes Doctorales est le service de scolarité doctorat de la Faculté des Sciences. Il est en charge de la gestion des dossiers des étudiants en thèse et de l’Habilitation à Diriger des Recherches (HDR).

 

Missions principales

Cette liste de tâches n’est pas limitative et est évolutive en fonction de votre investissement et curiosité professionnelle

Contribuer aux activités du Service des Etudes Doctorales :

Le/la gestionnaire sera sous la responsabilité fonctionnelle de la Responsable du service des Etudes Doctorales de la Faculté des Sciences

Dans son activité, le /la gestionnaire viendra en appui au service scolarité de la faculté des Sciences pour renforcer l’équipe durant la campagne d’inscriptions 2022-2023.

Prise en charge du processus d’inscriptions sur ADUM

-Vérifier, corriger et valider les dossiers d’inscription administrative sur la plateforme d’inscription et de suivi des doctorants (ADUM)* 

– Soutenir et informer les doctorants sur les différentes formalités relatives à leurs inscriptions (couverture de Sécurité Sociale, attestation d’assurance responsabilité civile, transfert, montant des droits à acquitter, CVEC…)

– Accueillir et informer les directeurs et assistant.e.s des écoles doctorales, les responsables d’axe

– Participer à l’instruction de dossiers ;

– Suivre les dossiers administratifs des doctorants, relancer les interlocuteurs concernés 

Participation à l’ensemble des activités de l’équipe

  • Renseigner des tableaux de bord
  • Archiver, classer trier les documents relatifs aux activités du service
  • Informer les doctorants
  • Répondre aux demandes téléphoniques, par courrier et mail
  • Assurer les liens avec les différents interlocuteurs du doctorat

**ADUM est une plateforme de gestion et suivi de la scolarité et sert de base de données du doctorat de l’Université Paris-Saclay. Une formation de l’outil est prévue. Ce dernier est assez intuitif.

Profil recherché

Connaissance, savoir :

  • Maîtrise des outils de gestion informatique
  • Connaitre les techniques générales de gestion administrative et de communication
  • Bonne capacité de traitement de bases de données
  • Capacité à concevoir des tableaux de bord
  • Savoir s’adapter aux évolutions technologiques et organisationnelles

 

Savoir-faire :

  • Bureautique (Word, Excel, web)
  • Rechercher l’information, la vérifier et la classer
  • Savoir s’intégrer dans une structure hiérarchique : informer, rendre compte, alerter, proposer et répondre aux demandes
  • Travailler en équipe
  • Organiser son travail
  • Savoir gérer plusieurs dossiers en parallèle
  • Savoir appliquer des procédures et des règles
  • Savoir positionner son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
  • Savoir communiquer à différentes cibles

 

Savoir-être :

  • Excellent sens de l’organisation
  • Capacité à travailler en équipe et en réseau
  • Esprit d’initiative
  • Capacité d’écoute et d’orientation
  • Excellent relationnel
  • Forte autonomie
  • Confidentialité
  • Diplomatie
Il y a 4 jours
Je postule

Je crée mon compte

Je souhaite que mon CV soit visible pour les recruteurs afin qu'ils puissent me contacter directement