CDI

ASSISTANT-E DE DIRECTION

Publié il y a 2 semaines par ARS NOUVELLE AQUITAINE
Tarbes, Occitanie
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Description du poste

Contexte

Agence Régionale de Santé de la Nouvelle Aquitaine

Espace Rodesse

103 bis rue Belleville

CS91704

BORDEAUX CEDEX

Direction : Délégation départementale du Lot-et-Garonne

Service : Direction

Localisation géographique du poste : Agen

Si vous êtes en CDI sous convention collective de la sécurité sociale, recrutement possible selon les conditions suivantes des conventions collectives du régime général :

Catégorie : Employé-e

Niveau : 4 ou 5A

Si vous n’êtes pas concernés par le statut cité ci-dessus : recrutement possible en CDD de droit public d’une durée pouvant atteindre 3 ans, renouvelable.

Poste d’encadrement : Non

Fonction soumise à DPI : Non

Fonctions télétravaillables : Non

L’ARS Nouvelle Aquitaine est représentée dans chaque département par une délégation départementale. Ces délégations remplissent les missions de proximité de l’Agence. Elles sont en particulier l’interface locale des partenaires extérieurs : préfet, conseil général, établissements de santé…et, encouragent le développement d’une politique de proximité avec une vision intégrée de l’ensemble du champ de compétence de l’ARS auprès des acteurs de santé du territoire. Elles assurent un rôle général de veille sur le territoire de santé dans le champ d’action de l’ARS et accompagnent les projets innovants et expérimentaux en proximité.

Ainsi, la Délégation Départementale du Lot-et-Garonne est composée de deux pôles :

– un Pôle santé publique et santé environnementale (PSPE),

– un Pôle animation territoriale et parcours de santé (PTPS)

Enfin, les missions médicales, de veille et de sécurité sanitaire et support sont rattachées directement à la Direction.

Mission/Activités

Définition du poste :Assister le directeur et son adjoint dans l’organisation quotidienne du travail, assurer l’interface entre les différents interlocuteurs du siège, des Délégations Départementales et les acteurs extérieurs et plus particulièrement en matière de communication, de coordination et de traitement de l’information.

Activités essentielles :

  • Gérer le planning, les agendas, les déplacements et l’organisation des réunions,
  • Assurer l’accueil physique et téléphonique,
  • Réceptionner et distribuer le courrier postal,
  • Gérer et sécuriser, pour le compte du directeur, l’organisation quotidienne de son travail, (suivi et classement des dossiers ou courriers sensibles ou signalés, liaisons avec les acteurs ou décideurs concernés, suivi des interventions, …),
  • Gérer la messagerie et assurer la fonction de référent-e pour la structuration du classement des documents papiers de la direction,
  • Alerter la direction en cas de dysfonctionnement ou de difficultés,
  • Gérer le courrier adressé au directeur de la délégation départementale,
  • Activer les courriers en attente et effectuer les relances éventuelles auprès des services,
  • Travailler en collaboration avec le secrétariat de la direction générale du siège et des directions métiers, et les secrétariats des Délégations Départementales,
  • Veiller en permanence au respect des délais pour la réalisation de documents demandés dans les services ou au niveau de la direction,
  • Planifier et préparer certaines réunions suivies par la direction dont principalement les Comités de direction ARS (CODIR), les Comités de Direction de la délégation départementale (CODIR DD), les réunions de management interne,
  • Assurer la fonction de Référent-e WANPA et Elise pour la Délégation départementale.
  • Activités annexes :

  • Assurer la gestion des DH et D3S en lien avec la direction métier (recrutement évaluation intérim…),
  • Suivre les dossiers d’évaluation des directeurs d’établissements publics,
  • Assurer la suppléance des agents des fonctions supports rattachés à la direction,
  • Gérer la BAL alerte en l’absence du titulaire de la mission,
  • Suppléer le secrétariat du service Missions Médicales en l’absence de la titulaire de la mission,
  • Elaborer et suivre le planning de roulement des astreintes en l’absence du titulaire de la mission,
  • Préparer la valise d’astreinte en l’absence du titulaire de la mission,
  • Suppléer le correspondant défense-sécurité en l’absence du titulaire de la mission.
  • Relations internes : Ensemble des directions de l’agence.

    Relations externes : Etablissements, professionnels de santé, élus, conseil départemental et institutions départementales, toutes institutions publiques et privées en contact avec la DD.

    Spécificités du poste / Contraintes : contraintes horaires.

    Rattachement hiérarchique : Directeur et Directeur adjoint

    Compétences

    Connaissances :

    BUREAUTIQUE ET OUTILS COLLABORATIFS

    ENVIRONNEMENT ADMINISTRATIF, INSTITUTIONNEL

    GESTION DE L’INFORMATION

    TECHNIQUES DE RÉDACTION

    Savoir-faire :

    COMMUNIQUER

    CONCEVOIR UN SUPPORT, UN DOCUMENT

    PRIORISER

    ARCHIVER

    RENDRE COMPTE

    RÉDIGER

    Savoir-être :

    AISANCE RELATIONNELLE

    RÉACTIVITÉ

    DISPONIBILITE

    ÊTRE AUTONOME

    ESPRIT D’INITIATIVE

    FACULTÉ D’ADAPTATION

    FAIRE PREUVE DE DISCRÉTION

    SENS DE L’ORGANISATION

    Le jury est soucieux du respect du principe de non-discrimination et s’engage pour la diversité et l’égalité professionnelle. Tous les postes de l’ARS sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

    Formation

    Expérience professionnelle souhaitée dans le domaine.

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