CDI

Assistant.e de direction – DAJG

Publié il y a 1 semaine par UPEC
Créteil, Île-de-France
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Description du poste

Missions

Sous l’autorité du Directeur de cabinet / ou du Directeur des affaires juridiques et générales (DAJG), l’assistant de direction a pour mission d’exécuter des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine d’activité de la structure ; recueillir, traiter et faciliter la circulation de l’information nécessaire au fonctionnement de la structure. Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.

Activités principales

• Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d’activité de la structure
• Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière, ressources humaines…)
• Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs…), les reproduire et les diffuser
• Saisir les commandes de la structure sur le logiciel financier (Sifac) et gérer les services faits
• Retranscrire des informations orales à l’écrit : compte-rendu de réunions
• Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
• Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l’unité
• Assurer le soutien logistique (locaux – matériels – fournitures …) de l’activité du service, de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques), assister les équipes de la structure
• Assurer l’accueil physique et téléphonique et l’orientation des interlocuteurs internes et externes
• Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier
• Classer et archiver des documents
• Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances
• Répondre aux demandes d’informations des autres services et de l’extérieur
• Sélectionner et diffuser de l’information en interne et en externe.

Compétences requises

Connaissances

Domaine de formation souhaité : secrétariat, gestion administrative

Savoir-faire

Accueillir et prendre des messages
Accueillir les populations concernées
Enregistrer et classer les documents
Rédiger des rapports ou des documents
Savoir rendre compte
Travailler en équipe
Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité
Utiliser les outils bureautiques

Savoir-être

Sens de l’organisation
Réactivité
Sens relationnel
Discrétion

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