CDI

Assistant.e de Direction et Adjoint.e Administratif.ve Régie

Publié il y a 2 semaines par CHU Grenoble Alpes
La Tronche, Auvergne-Rhône-Alpes
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Description du poste

Missions

secondaires :

  • Accueil physique dans le service
  • Gestion des congés des directeurs
  • Reproduction et diffusion de documents, de dossiers, reliure
  • Prise de notes, frappe et mise en forme des documents
  • Gestion des stocks de produits, de matériels, dans son domaine (saisie, suivi, contrôle, relance commandes) : Commande de papeterie et fournitures (LYRECO-SCOOP)
  • Accueil des nouveaux agents ou stagiaires en lien avec la DRH, la DSN (habilitations)
  • Mise à jour du site intranet de la direction des finances et de la transformation, ainsi que de l’organigramme
  • Mi-temps adjoint administratif Direction des finances et de la transformation

  • Gestion des Régies :
  • Création ou modification des décisions d’institution ou de nomination
  • Contrôler les états des régies d’avances, faire les ordres de paiement et mandater (C-PAGE I)
  • Gérer les fins de mandats et les décisions afférentes
  • Après vérification du Trésor public, émission des titres de recettes pour les régies de recettes (PASTEL)
  • Tenir à jour les tableaux EXCEL pour les dépenses et recettes de l’année de certaines régies
  • Assurer la fonction de régisseur de la régie de la direction des finances et de la transformation, et de sa sous régie Dossiers médicaux
  • Traitement des dossiers ponctuels en lien avec les régies (changement de procédures, organisationnels, installation de terminaux de paiements, autorisation de détention de CB…)
  • Taxe apprentissage  :
  • Suivi et contrôle des taxes d’apprentissage accordées aux différentes écoles
  • Profil

    Connaissances et compétences requises

  • Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d’archivage, un système de gestion documentaire numérique
  • Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites
  • Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
  • Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence ; assurer un suivi et une traçabilité.
  • S’exprimer en face -à- face auprès d’une ou plusieurs personnes
  • Travailler en équipe/en réseau
  • Utiliser les outils bureautique / Technologie d’Information et de Communication (TIC) : Word, PowerPoint, Excel et Outlook et système de visioconférence
  • Connaissances opérationnelles de l’organisation et fonctionnement interne de l’établissement
  • Qualités requises

  • Avoir le sens du relationnel
  • Avoir le sens du service
  • Être organisé et méthodique
  • Faire preuve de rigueur et d’autonomie
  • Être réactif et polyvalent
  • Apprécier le travail en équipe
  • Avoir de bonnes qualités rédactionnelles et de synthèse
  • Maîtriser les outils informatiques
  • Formation requise 

  • Secrétariat et gestion administrative
  • Bac professionnel secrétariat (niveau IV) / BTS assistante de direction (niveau III)
  • Correspondance statutaire  : Adjoint admiratif (AA) ou Assistant médico-administratif (AMA)

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