CDI

Assistant.e de direction (F/H).

Publié il y a 1 semaine par MAIRIE DE BORDEAUX
null, Nouvelle-Aquitaine
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Description du poste

Détails de l’offre

Famille de métierCitoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s)Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe Métier(s)Assistant ou assistante de direction Ouvert aux contractuelsIl est possible de recruter sur ce poste une personne qui n’est pas lauréate d’un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d’entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Descriptif de l’emploi En rejoignant ce poste, vous assistez le directeur.trice général.e des services dans le fonctionnement administratif de la direction générale. Vous participez à la préparation et au suivi des instances et assurez la transmission des informations avec les services. Missions Parmi les fonctions classiques d’assistanat de direction, vous assurez au quotidien :

– la gestion administrative de la direction générale des services de la ville de Bordeaux
– l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes
– la gestion de l’agenda et de la messagerie du directeur général des services

– l’organisation des réunions et le contrôles des échéances

– la circulation des parapheurs à la signature du Maire et le suivi des courriers et des notes adressés au DGS

– la préparation des dossiers quotidiens du DGS (documents préparatoires aux réunions)
– la saisie, la mise en forme des documents divers (courriers, mails, rapports)
– la diffusion de l’information
– la préparation des déplacements professionnels du DGS
– la gestion documentaire de la direction et des espaces numériques partagés

– la gestion logistique de la direction

Par ailleurs, vous avez un rôle essentiel dans la préparation et le suivi des instances en :
– planifiant les instances avec la chargée de mission du DGS et le cabinet
– préparant l’ordre du jour des comités de pilotage et d’arbitrage du Maire, en lien avec le cabinet et en assurant la retranscription des relevés de décisions
– en constituant les dossiers des instances et en assurant l’organisation des interventions
– préparant les RDV avec les partenaires institutionnels en lien avec le cabinet

Au quotidien, vous apportez une aide permanente et réactive à la direction générale (notamment en termes d’anticipation, de coordination, d’organisation, de gestion des priorités…)

Vous aurez également personnellement en charge la coordination du réseau des assistant.e.s de la ville de Bordeaux et l’organisation de séminaires. Profils recherchés Pour évoluer sur ce poste, vous maitrisez l’environnement juridique et financier des collectivités territoriales et avez idéalement eu une expérience réussie en tant qu’assistant.e de direction. Vous êtes organisé.e et rigoureux.se tant dans la gestion de vos dossiers que de votre temps de travail. Vous savez anticiper, gérer les priorités et les urgences, poser les alertes, être force de proposition. Vous maitrisez parfaitement les techniques de secrétariat, les outils bureautiques et possédez une très bonne expression à l’écrit et à l’oral. Votre aisance relationnelle servira vos interlocuteurs. Vous êtes réactif.ve, disponible, et savez faire preuve de discrétion. Temps de travailComplet, 35h00 hebdomadaire

Il y a 1 semaine
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