Assistant.e de direction H/F

Vos missions :

Vous travaillerez directement au profit du directeur général (DG) de la Service Line Conseil, en interface forte avec les membres du comité de direction de la Service Line.

 Assistanat de direction :

–      Gestion de l’agenda du DG, du DGD et des 3 directeurs/trices de domaine : rendez-vous, entretiens, préparation des déplacements, planning des congés, …

–      Pour les réunions du DG :

• Assistance à la préparation : mise en forme des dossiers, logistique, accueil des participants / invités.
• Participation à certaines réunions stratégiques (comités de direction notamment) :
• préparation des ordres du jour,
• rédaction des comptes rendus ;
• suivi des actions identifiées : mise en place d’outils de suivi, relance des porteurs d’action, reporting, …

–      Assistance générale du DG dans le suivi de ses actions.

–      Assistance à la gestion des événements organisés dans le cadre des relations clients (événements sportifs ou culturels, …) : interface avec les organisateurs des événements, information des participants, relance, …

–      Assistance à la production de documents pour le DG : mise en forme, …

– Gestion des délégations de pouvoir et de signature en lien avec la Direction Juridique

Communication :

–      Assistance à la gestion des actions de communication du DG (interne et externe).

–      Relai des informations du Groupe EGIS et participation à la communication interne de la Service Line Conseil notamment sur les sujets RH, juridiques, …

–      Animation des consultants pour la remontée des sujets de communication interne : succès commerciaux, étape opérationnelle importante, …

–      Administration du site Intranet, mise à jour des organigrammes, support à l’organisation des séminaires d’entreprises et évènements internes et commerciaux etc.

–      Participation à la mise à jour du livret d’accueil en lien avec la DG et la DRH

Moyens généraux :

–      Gestion de la flotte automobile en lien avec la DG et la DRH.

 Administratif et financier :

–      Pour des prestations transversales venant du DG, gestion de certaines facturations, réception, enregistrement (scan : réponse à AO, contrat, factures, réclamations, …) et diffusion interne des contrats, classement des originaux des commandes, contrôle des plans de charges

Logistique :

–      En lien et/ou en soutien de l’assistante logistique, réservation des voyages du DG et des Directeurs délégués, commandes diverses…

–      Gestion des abonnements

Votre profil :

 –     BAC + 2

–      5 ans d’expérience mini dans un poste similaire

–      Bon niveau d’anglais

–      Technique rédactionnelle  et de synthèse,

–      Très bonne présentation et expression orale.

–      Sens de l’organisation.

–      Sens du contact et du service.

–      Capacité à prioriser les informations.

–      Discrétion et réactivité.

–      Maîtrise des logiciels de bureautique, notamment le pack Office  et d’outlook.

Engagement diversité

Egis agit activement en faveur de l’égalité hommes-femmes, de l’intégration de talents internationaux et de l’insertion professionnelle de personnes en situation de handicap, convaincu que ces leviers contribuent à la diversité de ses équipes, à la richesse et au succès du groupe.