CDI

ASSISTANT.E DE LA DIRECTION DE L’INCLUSION H/F

Publié il y a 2 semaines par UDES
Paris, Île-de-France
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Description du poste

Vous pensez qu’un poste d’Assistant.e de Direction est plus qu’une succession de tâches administratives ?
Vous aimez l’ émulation intrinsèque à la création d’une nouvelle organisation ?
Vous êtes un.e pro de l’ adaptation et savez jongler entre la construction de process pérennes et les urgences du quotidien ?
Vous pourriez vous définir comme un.e urgentiste-secouriste de l’administratif ?
Rejoignez la nouvelle Direction de l’Inclusion et son équipe bienveillante et dynamique !
Plus qu’un poste, ce que nous vous proposons est un challenge : créer l’ossature administrative et processuelle de la nouvelle Direction de l’Inclusion.


Cadre et objectifs de la mission

Dans le cadre du lancement de la Direction de l’Inclusion, qui porte la mission de “Relever en rétablissant le lien social”, nous recherchons un.e assistant.e de direction pour participer au démarrage de cette nouvelle direction et accompagner l’ensemble de ses équipes.
Le poste est proposé en CDI, avec une prise de fonction dès que possible.
L’assistant.e de direction sera rattaché.e à la Directrice de l’inclusion et viendra en appui de son équipe de managers et de la cinquantaine de collaborateurs qui la composent.

Principales missions :

Organisation générale de la direction
•formalisation et diffusion des procédures internes, notamment dans le cadre du lancement de la direction
•planifier et appuyer la préparation des réunions de direction,
•contribuer à la rédaction des relevés de décisions, à la gestion de leur diffusion, aide au suivi des décisions,
•gestion et préparation des dossiers à destination des instances nationales de la Croix-Rouge française
•gestion et suivi des tableaux de bord de suivi de notre impact
Communication et événementiel
•appui à la réalisation des événements de la direction (réunion d’équipes, séminaires, conférences),
•gestion et suivi des newsletters de la Direction (préparation et publication),
•création et diffusion de rapports, comptes-rendus, dossiers et supports de communication internes et externes
•rédaction et diffusion des comptes-rendus des réunions de Direction,
•rédaction et diffusion des mails à destination de l’ensemble de la direction,
•identification des interlocuteurs internes, en particulier des directions support,
•soutien dans l’organisation des formations et des journées nationales

Secrétariat
•commandes de fournitures
•gestion des archives physiques et électroniques
•filtrer et prioriser les demandes, transférer les requêtes vers les personnes responsables en interne et assurer le suivi des réponses
•centralisation et suivi de la signature des documents administratifs et contractuels
•gestion et suivi du courrier et des appels téléphoniques
•appui sur la préparation du budget annuel de la Direction et le contrôle budgétaire général de la Direction, suivi mensuel des recettes et charges
•centralisation et suivi de la signature des documents comptables et financiers : demandes de règlements, demandes d’engagement des dépenses, demandes de remboursements de notes de frais, demandes de frais de déplacements … RH
•participation à l’accueil des nouveaux collaborateurs de la direction : matériel, ouverture des comptes internes, parcours d’intégration
•gestion de la base de données des membres de la Direction (contrats, renouvellements, arrivées, départs)

Il y a 2 semaines
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