Assistant ou assistante de gestion administrative

Détails de l’offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Assistant ou assistante de gestion administrative Ouvert aux contractuels Oui , à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d’un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d’une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet, 1607 heures annuelles Télétravail Non Management Non Experience souhaitée Confirmé Descriptif de l’emploi Sous l’autorité de la Responsable de service et de la Direction Générale des Services, vous assurez les tâches du service administratif et d’accueil. Missions / conditions d’exercice Missions :
-Accueillir, filtrer, renseigner et orienter la population dans ses différentes composantes (accueil physique, téléphonique)
-Gérer les titres d’identité (cni, passeport) dans leur intégralité (information, dépôt, retrait)
-Assurer les différentes tâches d’un secrétariat de mairie (courrier/courriels, mise en forme de documents divers, gestion de l’information, classement, affichage, organisation logistique des réunions, commissions et manifestations diverses, planification et suivi, gestion des salles communales, assistance aux élus…)
-Participer à la mise en œuvre de la politique de classement et d’archivage des dossiers
-Assurer la mise à jour et le suivi du site internet
-Instruire des dossiers dans les domaines de l’état civil (y compris la gestion du cimetière), des élections, du social et autres compétences communales dans le respect des règles en vigueur
-Préparer et mettre en forme les actes administratifs du Maire (arrêtés…), les documents du Conseil Municipal et autres commissions, et assurer leur transmission au contrôle de légalité le cas échéant
-Apporter une assistance au service Ressources Humaines et Financier
-Participer à l’optimisation de la qualité, des coûts et délais des processus administratifs
-Assurer une veille juridique et réglementaire dans ses domaines d’attribution, rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser les informations
Profils recherchés Savoirs / Savoir-faire :
-Connaître le cadre réglementaire du fonctionnement des collectivités territoriales et notamment les domaines de compétences des communes
-Connaître les règles d’élaboration des actes administratifs
-Avoir une très bonne maîtrise de la réglementation en matière de délivrance des titres d’identité et de l’utilisation du dispositif de recueil
-Connaître parfaitement la règlementation en matière d’état civil
-Connaître le process électoral et les différentes opérations : tenue et mise à jour des listes électorales, organisations des scrutins…
-Connaître le statut de la Fonction Publique Territoriale
-Avoir les connaissances de base de la comptabilité publique
-Connaître le cadre réglementaire, les procédures de gestion et de communication des archives de la Fonction Publique Territoriale
-Savoir gérer la polyvalence et les priorités
-Savoir gérer les situations de stress et réguler les tensions
-Respecter les délais réglementaires
-Savoir utiliser les logiciels spécialisés : Eksae, Ixbus, Gescim, BL Enfance, Avenio… ou de bureautique : pack Office

Savoir-être :
-Faire preuve de qualités relationnelles et rédactionnelles
-Savoir s’adapter aux différents interlocuteurs et avoir l’intelligence de situation
-Être autonome, rigoureux et réactif
-Faire preuve de discrétion et de diplomatie
-Avoir le sens du service public