Assistant ou assistante de gestion administrative

Détails de l’offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Métier(s) Assistant ou assistante de gestion administrative Ouvert aux contractuels Oui , à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s’agit d’un poste spécifique dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d’une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n’est pas lauréate d’un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d’entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet, 1607 heures annuelles Descriptif de l’emploi l’Assistant ou l’Assistante administrative recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif des secteurs d’activité de la collectivité. Suit les dossiers administratifs et gère les dossiers selon l’organisation et ses compétences.
Assiste la secrétaire de mairie dans l’organisation du travail des secteurs d’activité : affaires générales, accueil, état civil, urbanisme… Missions / conditions d’exercice Traitement des dossiers et saisie de documents

Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
Saisir et/ou rédiger des documents de formes et de contenus divers
Gérer et actualiser une base d’informations
Rechercher des informations, notamment réglementaires
Vérifier la validité des informations traitées
Utiliser l’outil informatique et les logiciels de gestion
Tenir à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires
Enregistrer ou saisir des données informatiques
Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion

Accueil physique et téléphonique du public

Recevoir et orienter les demandes
Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
Rechercher et diffuser des informations
Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d’urgence ou priorité
Orienter, conseiller le public vers l’interlocuteur ou le service compétent
Conseiller les usagers et agents sur les procédures
Rédiger des notes synthétiques
Surveiller les accès et restreindre les accès aux lieux et aux informations

Gestion de l’information, classement et archivage de documents

Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
Trier, classer et archiver des documents selon le protocole de la collectivité
Synthétiser et présenter des informations
Rechercher et diffuser des informations
Aide à la préparation des dossiers pour les instances
Identifier les sources de documentation

Planification et suivi

Assistance à la gestion des agendas
Utiliser des logiciels et des progiciels Profils recherchés Techniques de secrétariat
Progiciels de gestion
Procédures du service
Logiciels de bureautique
Vocabulaire professionnel du service
Procédures administratives
Techniques de recherche documentaire

Sens du service
Discrétion
Esprit d’équipe
Sens de l’organisation et de la méthodologie