Assistant(e) administratif (ve) à la Direction des services techniques

Détails de l’offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s) Assistant ou assistante de direction Ouvert aux contractuels Oui , à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l’attente de recrutement d’un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d’une durée totale de 2 ans. Temps de travail Temps complet, 1607 heures annuelles Télétravail Non Management Non Experience souhaitée Confirmé Descriptif de l’emploi Au sein du pôle administratif de la Direction des services techniques, vous assurerez les missions d’assistant(e) administratif(ve)sous la hiérarchie de la Responsable du service administratif. Missions / conditions d’exercice 1.Accueil physique et téléphonique des Services Techniques
-Accueil téléphonique et physique
-Orientation et filtre des appels
-Saisie des demandes d’intervention sur FLUXNET

2.Gestion des mails de la boite  » Services Techniques « 
-Consultation des mails
-Gestion des demandes relatives au service administratif de la DST
-Dispatching des mails au sein de la direction
-Saisie des demandes d’intervention sur FLUXNET

3.Administratif
-Réception du courrier, dispatching au sein de la direction
-Suivi du courrier dans le tableau de bord
-Rédaction des réponses en collaboration avec le chef de service
-Envoi quotidien de rapports d’astreinte à la DGS, cabinet du Maire et Elu de référence
-Extraction 2 fois par mois des demandes FLUXNET non traités pour relancer les chefs de services
-Classement

4.Secrétariat des Commissions de sécurité (en collaboration le service Patrimoine/ Bâtiment)
-Courriers
-Comptes rendus et procès-verbaux
-Convocations
-Classement

5.Transport
-Gestion du car municipal : demandes, plannings, transmission aux services concernés
-Gestion du Dobus : suivi de la régie et des demandes de cartes imagin’R
-Mise à jour et suivi du Parc Automobile
-Gestion des demandes de cartes carburants et des tickets de caisse
-Classement

6.Voirie / Propreté
-Rédaction des actes administratifs relatifs à la voirie (arrêtés…)
-Rédaction de courrier divers en collaboration avec le chef de service
-Préparation d’un rapport mensuel de fréquentation de la mini déchèterie
-Classement

7.Logistique
-Rédaction de courriers et arrêtés en lien avec les manifestations
-Classement

8.Personnel
-Elaboration et suivi des plannings d’astreinte (ST et salage)
-Préparation des dossiers hebdomadaire (missions ; autorisations…)
-Suivi du planning de présence des gardiens en collaboration avec le responsable des gardiens
-Classement

9.Comptabilité
-Saisie des bons de commandes sur CIRIL
-Impression des bons signés
-Saisie des dépenses sur le tableau de bord du budget par service
-Saisie des fluides et consommation carburant sur le tableau bord
-Elaboration d’états des dépenses CAF pour le service de la petite enfance, enfance et jeunesse
Profils recherchés Savoirs et savoirs faire*
-Maîtrise des techniques de communication orale et écrite.
-Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat.
-Maîtrise de WORD, Excel, POWERPOINT, et des outils de messagerie
-Concevoir un tableau de bord
-Archiver des documents de référence
-Classer les documents, informations et fonds documentaires d’une activité
-Veille informationnelle
-Veille réglementaire
Savoirs comportementaux*
*Très bon sens relationnel
*Calme et discret(e)
*Autonome
*Accueillant(e)
*Capacité d’anticipation
*Force de proposition
*Sens de l’écoute
*Sens du service public
*Rigueur, sens de l’organisation et autonomie de travail
*Sens des priorités
* Très bonnes capacités rédactionnelles et d’expression orale
*Capacité à prendre des initiatives
*Capacité à rendre compte de son activité de manière spontanée et synthétique
*Capacité à s’adapter aux changements, à faire face à des situations d’urgence
*Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion