CDI

Assistante administrative

Publié il y a 4 jours par CDG31
Gironde, Nouvelle-Aquitaine
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Description du poste

Détails de l’offre

Famille de métierCitoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s)Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe Métier(s)Assistant ou assistante de gestion administrative Ouvert aux contractuelsOui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires (Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d’un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d’une durée maximale de six ans. Descriptif de l’emploi La ville de Saint Jean d’Illac, entre agglomération bordelaise et bassin d’Arcachon, recrute un(e) assistant(e) administratif(ve)au sein de la Maison de la Solidarité (CCAS).
Au sein d’un équipe de 4 personnes, vous serez chargé(e) d’assurer la gestion administrative et l’exécution budgétaire du service. Vous travaillerez sous la hiérarchie du responsable du CCAS à temps complet (horaires variables 37h avec RTT). Missions Missions (non exhaustives)
1. Assurer la gestion administrative du service
2. Assurer la gestion de la Banque alimentaire
3. Assurer la gestion du portage de repas à domicile
4. Participer à l’exécution budgétaire
5. Assurer la gestion du Conseil Communal des Sages
6. Assurer la gestion des manifestations
7. Gérer la liste des aînés et personnes vulnérables
8. Participer à la vie du service
9. Assurer l’accueil et le traitement de la demande de l’usager

Tâches et activités (non exhaustives)
Mission 1 : Assurer la gestion administrative du service
*Assurer la rédaction des courriers et des mailings
*Elaborer et mettre à jour les différents tableaux de suivi
Mission 2 : Assurer la gestion de la Banque alimentaire
*Coordonner l’équipe des bénévoles
*Assurer la relation avec les partenaires
*Distribuer les colis
*Suivre l’état des stocks
*Veiller au respect des règles d’hygiène du local (nettoyage du local)
*Mettre à jour les alertes sanitaires
*Mettre à jour les données dans l’outil métier
*Mettre à jour le reporting d’activité
Mission 3 : Assurer la gestion du portage de repas à domicile
*Etablir la facturation et les attestations fiscales
*Assurer le suivi des impayés
*Mettre à jour le reporting
Mission 4 : Participer à l’exécution budgétaire
*Réaliser les bons de commande et les engagements
*Vérifier la conformité des livraisons
*Vérifier la conformité des factures
*Saisir les mandatements et titres de recettes
*Assurer le lien avec le Centre des Finances
*Participer aux procédures de fin d’année
*Participer à la préparation budgétaire

Missions 5 : Assurer la gestion du Conseil Communal des Sages
*Organiser les réunions
*Assurer le secrétariat

Mission 6 : Assurer la gestion des manifestations
*Organiser les manifestations des seniors (repas ; sorties ; ateliers ; chocolats de Noël …)
*Organiser l’évènement Octobre Rose
*Organiser la collecte nationale de la Banque alimentaire
*S’adapter aux évolutions réglementaires

Mission 7 : Gérer la liste des aînés et personnes vulnérables
*Actualiser la base de données
*Préparer la communication
*Emettre des appels lors du déclenchement du plan canicule ou du plan  » grand froid « 

Mission 8 : Participer à la vie du service
*Participer aux réunions de service
*Participer à la mise en place de projets, d’actions collectives…
*Prendre le relais de l’assistant administratif sur certaines tâches en cas de nécessité de service (accueil physique et téléphonique ; gestion des courriers et courriels entrants et sortants ; prise de rendez-vous …)
Mission 9 : Assurer l’accueil et le traitement de la demande de l’usager (1 jour/semaine)
*Accueillir l’usager (accueil physique et téléphonique) et lui assurer une réponse de premier niveau : renseignements ; délivrance d’imprimés ; orientation vers des partenaires …
*Prendre les rendez-vous
*Réceptionner ; traiter et suivre les courriers et courriels entrants et sortants
*Assurer la remise des courriers aux personnes domiciliées au CCAS

Horaires réguliers avec, à la demande de la hiérarchie, la possibilité d’amplitude en fonction des obligations de service et du travail le samedi possible ponctuellement. Profils recherchés Compétences
Savoir
*Connaître les différentes missions et obligations du service
*Maitriser les logiciels bureautiques et spécifiques
*Connaître les dispositifs et acteurs de l’action social du territoire
*Connaitre l’organigramme de la collectivité et les missions des différents services
*Maitriser les techniques de secrétariat
*Maitriser les techniques d’accueil et de communication
*Maîtriser les écritures comptables ; le budget d’un CCAS
*Connaître les outils JVS, MALLEO, TICADI (souhaité)
Savoir faire
*Savoir respecter les consignes
*Savoir rendre compte
*Savoir rédiger
*Savoir être réactif
*Savoir dire non
*Capacité d’écoute et d’analyse
*Savoir gérer les publics difficiles et les relations conflictuelles
*Savoir gérer les situations de stress
*Savoir identifier la nature et le degré d’urgence de la demande
*Savoir conserver la neutralité et l’objectivité face aux situations
*Expérience en CCAS (souhaité)
Savoir être
*Avoir l’esprit d’équipe
*Être respectueux de la hiérarchie
*Être rigoureux
*Être organisé
*Être disponible
*Être volontaire
*Être respectueux des obligations de discrétions et de confidentialité
*Avoir le sens du service public
*Avoir un bon relationnel
Temps de travailComplet, 35h00 hebdomadaire

Contact

Informations complémentairesLettre et CV à adresser à monsieur le Maire :
120 Avenue du Las – BP 10
33127 Saint Jean d’Illac

contact technique :
Mme Muriel COMBESCOT
Responsable du CCAS
m.combescot@mairie-stjeandillac.fr
tél : 05.57.97.83.04

contact administratif :
Service.personnel@mairie-stjeandillac.fr

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d’égalité d’accès à l’emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.

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