Assistante administrative au service technique
Description du poste
Détails de l’offre
Famille de métierCitoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s)Adjoint administratif Métier(s)Assistant ou assistante de gestion administrative Ouvert aux contractuelsOui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l’attente de recrutement d’un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d’une durée totale de 2 ans. Temps de travailComplet, 1607h / an Descriptif de l’emploi La Ville de Seyssinet-Pariset (12 500 habitants – Isère), en plein développement et située au pied du massif du Vercors, recherche un-e assistant-e administratif-ve au service des espaces extérieurs et des moyens généraux.
Placé-e sous la responsabilité du responsable de service, vous serez en charge d’assurer la gestion administrative et le soutien à la coordination du service.
Cadre d’emploi : Adjoint administratif – Catégorie C
Missions principales
Accueil et secrétariat du service
– Accueil du service (téléphone, courrier, )
– Gestion de la relation aux usagers sur le volet technique (communal ou en tant que relais Métropolitain)
– Traitement, dispatching et suivi des demandes d’intervention technique sur l’espace public (DIT, )
– Assurer les réponses à des sollicitations d’habitant sur l’espace public (communication, suivi des ré)
– Structuration d’un accueil type guichet unique en lien avec la Métropole
– Rédaction des arrêtés de circulations ou stationnements relatifs au pouvoir du Police du Maire
– Gestion administrative au titre de ces mêmes pouvoirs de Police (règlement voirie, coordination chantier )
– Classement informatique, papier du service et archivage
Soutien à la coordination du service
– Accompagnement auprès du responsable de service sur les volets Mobilités (mise en oeuvre politique mobilités actives, gestion des points ) et Déchets (réduction des déchets à la source, animation du ) en lien avec le service Développement Durable
– Accompagnement administratif sur les projets pilotés par le service (rédaction des pièces, gestion des conventions, délibé)
– Suivi financier des opérations en cours (engagement, envoi des bons de commande, certificats de paiement, facturation)
– Accompagnement des équipes sur la gestion RH (contrats, recrutements, suivi, congé)
– Créer et alimenter avec les équipes les divers tableaux de bord et de suivi du service (RH, gestion budgétaire, rapport d’activité…)
Suivi des marchés publics
– Participation à la procédure et à l’élaboration des pièces constitutives des dossiers de marchés publics.
– Suivi de la passation et de l’exécution des marchés en lien avec le service dédié.
– Montage des dossiers de subvention et d’autorisations administratives liés aux opérations du service et de la direction du pôle
Missions secondaires
– Tenue administrative et participation au Plan Communale de Sauvegarde (PCS) en lien avec les autres assistant-es administratif-ves concerné-es
– Participation à la continuité de service au sein du pôle technique avec l’autre gestionnaire administrative Missions et conditions d’exercice Missions principales
Accueil et secrétariat du service
– Accueil du service (téléphone, courrier, )
– Gestion de la relation aux usagers sur le volet technique (communal ou en tant que relais Métropolitain)
– Traitement, dispatching et suivi des demandes d’intervention technique sur l’espace public (DIT, )
– Assurer les réponses à des sollicitations d’habitant sur l’espace public (communication, suivi des ré)
– Structuration d’un accueil type guichet unique en lien avec la Métropole
– Rédaction des arrêtés de circulations ou stationnements relatifs au pouvoir du Police du Maire
– Gestion administrative au titre de ces mêmes pouvoirs de Police (règlement voirie, coordination chantier )
– Classement informatique, papier du service et archivage
Soutien à la coordination du service
– Accompagnement auprès du responsable de service sur les volets Mobilités (mise en oeuvre politique mobilités actives, gestion des points ) et Déchets (réduction des déchets à la source, animation du ) en lien avec le service Développement Durable
– Accompagnement administratif sur les projets pilotés par le service (rédaction des pièces, gestion des conventions, délibé)
– Suivi financier des opérations en cours (engagement, envoi des bons de commande, certificats de paiement, facturation)
– Accompagnement des équipes sur la gestion RH (contrats, recrutements, suivi, congé)
– Créer et alimenter avec les équipes les divers tableaux de bord et de suivi du service (RH, gestion budgétaire, rapport d’activité…)
Suivi des marchés publics
– Participation à la procédure et à l’élaboration des pièces constitutives des dossiers de marchés publics.
– Suivi de la passation et de l’exécution des marchés en lien avec le service dédié.
– Montage des dossiers de subvention et d’autorisations administratives liés aux opérations du service et de la direction du pôle
Missions secondaires
– Tenue administrative et participation au Plan Communale de Sauvegarde (PCS) en lien avec les autres assistant-es administratif-ves concerné-es
– Participation à la continuité de service au sein du pôle technique avec l’autre gestionnaire administrative Profils recherchés Savoirs, connaissances requises
Formalités administratives : connaissance du cadre législatif,
Connaitre les pièces des marchés publics et les procédures administratives
Techniques d’accueil et de communication.
Savoir-faire, expériences pratiques requises
Pratique avérée d’une communication adaptée,
Gestion maîtrisée des dossiers administratifs,
Aisance avec l’outil informatique de manière générale: saisie, tableaux de bord, courriers personnalisés,
Savoir gérer plusieurs dossiers en même temps
Savoir rendre des comptes
Savoir-être, aptitudes professionnelles requises
Dynamisme, réactivité
Ecoute, diplomatie
Autonomie
Curiosité (recherche d’informations)
Sens de l’accueil
Sens de l’organisation
Accepter la polyvalence
Informations complémentaires :
Temps complet – 37h30
13ème mois + régime indemnitaire
Participation à la mutuelle et prévoyance. Participation aux frais de déplacement (domicile-travail)
25 jours de congés annuels et 15 jours de RTT
FAIRE ACTE DE CANDIDATURE (lettre de motivation et CV) avant le 22/03/2023
Sur le site de la Ville
Mairie / Espace Emploi / Offres d’emploi / Référence : OEVILLE2023-11
Renseignements : Ressources Humaines au 04 76 70 53 53 ou Service espaces extérieurs et moyens généraux au 04 76 70 53 53
