CDI

ASSISTANTE ADMINISTRATIVE DE LA DIRECTION GENERALE.

Publié il y a 14 heures par MAIRIE DE SASSENAGE
null, Auvergne-Rhône-Alpes
Je postule

Je crée mon compte

Je souhaite que mon CV soit visible pour les recruteurs afin qu'ils puissent me contacter directement

Description du poste

Détails de l’offre

Famille de métierCitoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s)Adjoint administratif Métier(s)Assistant ou assistante de gestion administrative Ouvert aux contractuelsIl est possible de recruter sur ce poste une personne qui n’est pas lauréate d’un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d’entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Descriptif de l’emploi ASSISTANTE ADMINISTRATIVE DE LA DIRECTION GENERALE ET DU CABINET Missions *Assurer l’organisation de la vie professionnelle du DGS
-Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du DGS
-Rappeler les informations importantes et transmettre des messages
-Etablir une relation de confiance avec le DGS

*Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautiques
-Prendre des notes et mettre en forme tout type de courriers
-Rédaction de tout type de courrier
-Réaliser le classement et l’archivage des dossiers
-Réaliser les compilations de dossiers par scan ou copies

*Suivre les projets et activités de la direction
-Gérer les priorités de la direction
-Renseigner les tableaux de suivi des activités du service
-Gérer les fiches E-atal
-Gérer et diffuser le courrier de la collectivité
-Gérer les parafeurs

*Suivre les dossiers de la vie de l’assemblée
-Préparer, constituer et mettre en forme le dossier du Conseil Municipal
-Envoyer les convocations dans les délais en s’assurant de la bonne version des pièces
-Rédiger le compte-rendu des séances

*Accueil téléphonique et physique du secrétariat
-Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire
-Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques

*Organiser et planifier des réunions
-Rédiger les ordres du jour en concertation avec le DGS
-Respecter les délais de transmission des documents avant les réunions
-Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus

*Gérer les commandes de fournitures
-Gérer les achats de fourniture administratives des services municipaux

*Assister le collaborateur de cabinet et assurer sa vacance Profils recherchés *Notions d’organisation et de gestion du temps
*Bonnes connaissances du fonctionnement des services de la collectivité
*Règles de l’expression écrite et orale
*Techniques de secrétariat : prises de note, compte-rendu
*Tableaux de bord et outils de planification
*Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
*Rigueur, disponibilité
*Sens du service public
*Respect des délais de transmission des documents
*Travail en autonomie, en bureau
*Capacité d’écoute et de communication
*Adaptation à tout type de public
Temps de travailComplet, 35h00 hebdomadaire

Il y a 14 heures
Je postule

Je crée mon compte

Je souhaite que mon CV soit visible pour les recruteurs afin qu'ils puissent me contacter directement