Assistante administrative DGAD

Détails de l’offre

Famille de métierCitoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s)Rédacteur
Adjoint adm. principal de 1ère classe Métier(s)Assistant ou assistante de gestion administrative Ouvert aux contractuelsOui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d’un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d’une durée maximale de six ans. Temps de travailComplet, 1607h / an TélétravailOui ManagementNon Rémunération indicativeposte de catégorie B – 1er grade Descriptif de l’emploi La Commune de Rive de Gier, située à mi-chemin de Lyon et Saint-Etienne, compte près de 15 000 habitants, et est desservie par l’autoroute A47, le train (Gare de Rive de Gier) et les transports en commun stéphanois (STAS).

La commune de Rive de Gier emploie 300 agents dans différents métiers et secteurs de services aux publics (entretien, maintenance, périscolaires, administratifs et financiers).

Elue en 2020, la nouvelle municipalité fonde son action politique autour de trois axes essentiels :

– reconstruire une ville au service des Ripagériens,

– construire une ville tournée vers l’avenir,

– faire le choix de la transition écologique.

Avec deux quartiers classés  » Politique de la ville  » les enjeux économiques et sociaux appellent une attention toute particulière. C’est pourquoi, la politique municipale fait de la solidarité et de l’action collective des leviers indispensables pour associer et faire la ville ensemble. Ainsi, le développement et le renforcement du service public, l’écoute, le dialogue et la participation citoyenne s’inscrivent pleinement dans les objectifs politiques et font partie intégrante du plan de mandat 2020-2026.

Rive-de-Gier, c’est également une ville qui entame sa transformation. La rénovation du centre-ville, ensemble d’opérations structurantes destiné à construire le Rive-de-Gier de demain, solidaire, écologique et tournée vers l’avenir, constitue une action d’envergure dont les caractéristiques doivent être de concilier l’humain et l’urbain tout en mettant en valeur les richesses patrimoniales.

Rive-de-Gier, c’est enfin une ville qui s’inscrit dans les enjeux climatiques de notre époque, en faisant le choix de la transition écologique dans tous ses projets structurants. Véritable fil vert de l’action municipale, la transition écologique est une nécessité et la ville tient à prendre sa part dans la lutte contre le réchauffement climatique. Missions et conditions d’exercice La Direction générale adjointe Développement Durable intervient sur tous les champs du cadre de vie des administrés : renouvellement urbain, aménagement et adaptation des espaces de vie (espaces verts, espaces publics) et a la gestion du patrimoine communal.
Au sein du pôle Aménagement durable et sous la responsabilité de la Responsable suivi patrimonial, budgétaire et des subventions, vous participez au suivi patrimonial, budgétaire et des subventions, à l’activité administrative et financière de la direction. Vous apportez un soutien en terme de gestion et êtes une personne ressource dans les domaines administratifs, financiers et de la commande publique.

Vos missions sont :

Contexte administratif et financier :

– accueil téléphonique, physique et mail pour l’ensemble des services de la direction,
– rédaction de documents administratifs divers dont des courriers, des comptes-rendus et documents de présentations ;
– traitement du courrier arrivée et départ dans le logiciel MAARCH (suivi et relances auprès des services également),
– organisation de réunions et prise de rendez-vous.
– mise en forme, rédaction et publication d’actes administratifs et de courriers afférents aux différentes missions
– recueil de l’ensemble des demandes externes arrivant au Centre Technique Municipal (prêts de matériel, interventions techniques pour les autres services de la collectivité, petites réparations, demandes des usagers…) et à les recenser dans des tableaux de suivi afin d’avoir des indicateurs d’activité ;
– identification des urgences afin de les relayer au plus vite au référent (accidents, absences, incidents…).

– saisie des bons de commande,
– participer au suivi de l’exécution des budgets de la DGAD en s’appuyant sur les outils mis en place par la Direction des finances,
– gestion des fournitures
– gestion d’ouverture et résiliation de compteurs
– garant(e) de la mise en œuvre édictée des procédures administratives définies par la collectivité (circuit courriers, dématérialisation, gestion des plannings…)
– suivi des différentes conventions du Centre Technique Municipal pour garantir leur respect dans le cadre réglementaire, et budgétaire ;

Commande publique

En lien avec le service de la commande public, service support de référence, vous assurerez, dans le cadre des dispositions que s’est fixées la collectivité :
– la mise en concurrence des prestataires lors des achats de petits montants (devis..) et êtes garant(e) du bon respect de la procédure définie par la commune. Le service commande publique constitue à ce titre une ressource dans la mise en œuvre de cette mission.
– assiste les responsables des services de la DGAD lors de l’analyse technique des offres, suivi de l’exécution des marchés publics du Centre Technique Municipal : gestion administrative, engagements des petits marchés, Profils recherchés Compétences requises :

– parfaite connaissance des outils informatiques (LibreOffice)
– connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales
– connaissances de la comptabilité publique (M57) ;
– connaissance approfondies des règles de la commande publique ;
– maîtrise des logiciels CIRIL finances, Webdelib (gestion des actes administratifs) , Géoloire (SIG), MAARCH (courrier) ;
– capacité rédactionnelles ;
– rigueur ;
– analyse et synthèse ;
– sens du service public ;
– qualités relationnelles ;
– autonomie dans l’organisation du travail ;
– capacité à gérer les urgences, l’imprévu
Missions complémentaires :

– gestion en l’absence de votre responsable, des loyers et charges de copropriété, des factures ;
– remplacement de l’assistante opérationnelle en cas d’absence, et appui en cas de surcharge ou d’une organisation non ordinaire (formation, réunion…) ;
– soutien aux services du pôle en matière d’accompagnement sur les dossiers de commande publique ;
– classement, archivage, organisation des données (physiques et dématérialisées) ;