Assistante / Assistant de Direction (H/F)
Description du poste
Suite au départ de l’une de nos collaboratrices, un poste d’Assistant-e de Direction à durée indéterminée est à pourvoir au sein de l’Assistanat de Direction.
Rattaché-e à la Responsable de l’Assistanat de Direction, l’Assistant-e de Direction facilite la réalisation des missions et activités de la Direction et notamment du Sous-Directeur en charge des Ressources Humaines.
L’Assistant-e de Direction est amené-e à réaliser les activités suivantes :
Tâches socles (menées par l’ensemble du service) :
– Gestion des messageries communes (BP Direction et Présidence)
– Prise en charge des appels téléphoniques et courriers liés à l’activité du service
– Elaboration du planning des permanences
– Consultation quotidienne des articles de presse relatifs à la CAF du Bas-Rhin
– Commande de fournitures selon les besoins du service
– Gestion des réunions de la Présidente du Conseil d’Administration
– Organisation des instances du Bureau et du Conseil d’Administration et rédaction des procès-verbaux
– Prise en charge d’autres missions ponctuelles
– Interface avec les interlocuteurs internes et externes de la Direction
Missions liées au Sous-Directeur :
– Gestion de l’agenda
– Organisation et gestion des rendez-vous, réunions, visioconférences et déplacements
– Mise en forme et élaboration des courriers/documents
– Planification des Instances Représentatives du Personnel (IRP) et élaboration des ordres du jour : CSE (Comité Social et Economique), CSSCT (Commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail), NAO (Négociations Annuelles Obligatoires)
– Organisation de différentes manifestations/activités (webinaires à destination des managers, séances de sophrologie )
Gestion administrative (en lien avec les ressources humaines et le service financier) :
– Gestion des demandes de remboursement de frais de déplacement des administrateurs
– Gestion d’une partie des demandes de remboursement de frais de déplacement des agents
Assurer un accueil téléphonique
Assurer la gestion administrative et financière d’une activité
Bureautique
Discrétion
