CDI

Assistante/Assistant de direction H/F

Publié il y a 6 jours par ARS Ile-de-France
Saint-Denis, Île-de-France
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Description du poste

Description du poste

Versant

Fonction Publique d’Etat

Catégorie

Catégorie B (profession intermédiaire)

Domaine et Métier

ACCUEIL, ASSISTANCE ET SERVICE A L’USAGER – Assistante/Assistant de direction

Intitulé du poste

Assistante/Assistant de direction H/F

Activités essentielles

L’assistant(e) de direction assiste la directrice de l’autonomie et son adjointe et, le cas échéant, d’autres membres de l’équipe de direction dans l’organisation quotidienne du travail. Il/elle contribue au bon déroulement des activités du service en assurant des fonctions d’assistance technique et de sécurisation des remontées des dossiers.

Principales missions : Assurer les tâches de secrétariat courantes

Elles nécessitent de gérer simultanément les activités en cours et les demandes provenant des équipes de la direction de l’autonomie et de l’extérieur :

– Organiser l’emploi du temps de la directrice de l’autonomie et de son adjointe : Planifier, organiser les rendez-vous, réunions, déplacements

– Assurer la réservation de salle et la mise en place des visioconférences en lien avec la Direction des Systèmes d’information

– Suivre et préparer les dossiers des rendez-vous de la directrice et de son adjointe

– Assurer l’interface entre les agents de la direction, celles des autres directions et les interlocuteurs extérieurs en assurant

· l’accueil physique et téléphonique

· la gestion des boites mails génériques de la direction de l’autonomie et la transmission des informations aux personnes concernées

– Gérer le courrier et le courrier signalé : réception, enregistrement, distribution, envoi et suivi

– Suivre les parapheurs

– Développer les outils bureautiques (notamment listes de diffusion, fichiers partagés)

– Développer et tenir des tableaux de suivi à jour (courriers signalés, parapheurs…)

– Assurer la frappe, la mise en forme et l’impression de documents (courriers, notes, rapports…)

– Participer au classement et à l’archivage

– Gérer les stocks de consommables et les fournitures

– Assurer le suivi et la réservation de véhicule, de billets de train, d’hôtel

– Assister aux réunions et prendre des notes, rédiger les comptes rendus

– Diffuser les informations aux établissements du champ médico-social ou aux professionnels

– Organiser et suivre l’arrivée des nouveaux collaborateurs (en lien avec les services de la logistique, de l’informatique et des ressources humaines)

Travailler en complémentarité avec l’assistant des départements à chaque fois que nécessaire (périodes de congés notamment).

Descriptif de l’employeur

Créée en avril 2010, l’Agence régionale de santé (ARS) Ile-de-France a pour mission de mettre en place la politique de santé dans la région, en coordination avec les partenaires et en tenant compte des spécificités de ses territoires. Elle est compétente sur le champ de la santé dans sa globalité, de la prévention aux soins et à l’accompagnement médico-social. Son organisation s’appuie sur un projet de santé élaboré en concertation avec l’ensemble des professionnels et des usagers. Ses actions visent à améliorer la santé de la population et à rendre le système de santé plus efficace.

La direction de l’Autonomie est une des six directions métiers de l’ARS. Elle définit la stratégie régionale et s’assure de leur mise en œuvre, en lien avec les huit Délégations départementales, et les directions métiers. Elle est organisée en trois départements : le département Offre Personnes Agées, le département Offre Personnes en situation de Handicap et le département Financement / Efficience / Contractualisation et est assistée de 2 conseillers médicaux.

Temps plein

oui

Nature du poste recherché

Titulaire ou contractuel

Statut du poste

Vacant

profil recherché

Bac + 2 exigé.

Une connaissance du secrétariat de direction est fortement souhaitée/

Temps de travail

Temps complet

Date du début du contrat

01/09/2022

Rémunération

Selon profil et Cadre de gestion

Il y a 6 jours
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