Assistant(e) de direction

Publié il y a 3 semaines par Hospices Civils de Beaune MCO
Beaune, Bourgogne-Franche-Comté

Description du poste

Descriptif Assister le Directeur et assurer son secrétariat.Diffuser les informations au sein de l’institution.Organisation d’événements dont prioritairement la vente des vins des Hospices de Nuits-Saint-Georges qui a lieu en Mars et la vente des vins des Hospices de Beaune qui a lieu en Novembre.  Traitement du courrier et diffusion en interne. Gestion des mails (tri, diffusion, suivi et traitement des alertes). Gestion agenda et déplacements du Directeur. Accueillir les interlocuteurs sur place ou par téléphone : filtrer les interlocuteurs, organiser l’attente, gérer les messages en cas d’absence. Diffusion des notes de service et d’information. Gestion des décisions du Directeur, diffusion et dépôt sur le RAA si besoin. Gestion de certaines instances internes (calendrier annuel, réservation des salles, convocations, rédaction et diffusion des comptes rendus). Gestion des instances du GHT Sud Côte d’Or (calendrier annuel, réservation des salles, convocations, rédaction et diffusion des comptes rendus). Réception des réclamations, plaintes et orientation des familles. Mise à jour des sites Intranet et Internet en lien avec la chargée de communication : documents de la Direction, documents transmis par les autres services, intégration des différents plans tout au long de l’année, création d’information en regard de l’actualité, mise à jour des gardes médicales et administratives, etc… Gestion des listes de messagerie avec le service informatique. Mise en forme harmonieuse du rapport de gestion annuel après récupération des données des différents services. Finalisation des dossiers élaborés par la Direction des Affaires Financières (dialogues de gestion, AG GIE IMPB…). Gestion du classement, de l’archivage, du stock de fournitures et des consommables. Gestion des fiches manifestations. Gestion de la Vente des Vins des Hospices de Nuits-Saint-Georges selon le planning organisationnel établi – Grande disponibilité pendant la semaine précédente et essentiellement le week-end, avec toutes les missions d’organisation, d’accueil, etc… Une assistante de direction est référente à tour de rôle et déchargée pendant plusieurs semaines des affaires hospitalières afin d’organiser cette vente. Gestion de la Vente des Vins des Hospices de Beaune selon le planning organisationnel établi – Grande disponibilité pendant la semaine précédente et essentiellement le week-end, avec toutes les missions d’organisation, d’accueil, etc… Une assistante de direction est référente à tour de rôle et déchargée pendant plusieurs semaines des affaires hospitalières afin d’organiser cette vente. Rédaction de certaines notes de service / manifestations et suivi : commercialisation du vin des Hospices Civils de Beaune au personnel, distribution des étrennes, arbres de Noël, organisation des voeux, cérémonie des médailles. Gestion du repas des médecins des HCB et des médecins libéraux. Elaboration et gestion du planning des gardes administratives. Planning des entretiens annuels des agents et des directeurs adjoints qui sont évalués par le Directeur et suivi. Gestion des demandes de subvention : enregistrement des dossiers, inscription ordre du jour du CS, rédaction courrier, coordination avec la Direction des Finances.

Il y a 3 semaines