Assistant(e) de direction Agence Architectes et Promoteur Immobilier

Notre agence d’architectes et entreprise de Promotion Immobilière basées à Paris (75008) poursuivent leur fort développement.

Pour renforcer notre jeune équipe, nous recherchons un(e) Assistant(e) ayant 2-3 ans d’expérience minimum dans une agence d’architecture ou auprès d’un promoteur immobilier.

Vos missions

Administration :

• Assurer le secrétariat général en étant l’intermédiaire des prestataires & partenaires externes
• Déclaration et paiements des cotisations URSAFF, MAF, AGIPI, Axa Epargne Entreprise, Ordre des architectes, etc…
• Organiser et suivre les calendriers, agendas, tableaux de suivi (réunions, déplacements, suivi d’activité, rendez-vous), gérer les réservations et les commandes de fournitures
• Appui aux candidatures AO (Veille et synthèse, constitution d’équipe, constitution des dossiers, transmission, mise à jour des dossiers administratifs, techniques et présentation des projets)
• Rédactions de contrats, devis et proposition de missions, envoi et signature
• Rédiger et envoyer différents courriers en lien avec les besoins opérationnels ;
• Obtention des autorisations
• Gestion des Appels d’Offres
• Constitution de dossier & rédaction compte-rendu
• Classement & archivage documents

Comptabilité :

• Préparation et suivi des notes d’honoraires,
• Suivi des facturations, encaissements et relances
• Suivi des factures et paiements des sous-traitants et des co-traitants
• Suivi des plannings, des achats de terrain, des promesses de vente et dépenses
• Tenir à jour le tableau de trésorerie, de suivi des frais, du compte bancaire (débits et crédits) …
• Echange et traitement des éléments de comptabilités avec le cabinet comptable externe

Ressources Humaines :

• Préparation des documents liés à l’arrivée ou au départ des collaborateurs ou de stagiaires (contrats, mutuelle, solde de tout compte…),
• Suivi des congés ou absences pour transmission au comptable

Vos compétences

Profil et compétences recherchés :

• De formation en Assistanat/ Immobilier, vous bénéficiez idéalement d’une expérience au côté d’un Promoteur Immobilier ou sur un poste polyvalent en tant qu’Assistant(e) Administratif(ve) / Assistant(e) de Programmes / Secrétaire au sein d’un Bureau d’Etudes, Entreprise Générale ou agence d’architectes.
• Votre excellente présentation et vos qualités relationnelles vous permettent de représenter l’entreprise dans des fonctions d’accueil de visiteurs, clients et invités de haut niveau.
• Vous êtes une personne dynamique, autonome et dotée d’une capacité à effectuer plusieurs tâches simultanément et gérer vos priorités Bonne expression écrite & orale. Force de proposition, curieux(se), vous êtes reconnu(e) pour votre faculté d’anticipation, d’adaptation et de réactivité. Votre rigueur et votre polyvalence sont nécessaires pour mener à bien vos missions en toute sérénité.
• La maîtrise du Pack Office et votre aisance digitale sont indispensables.