Assistant(e) de Direction centre de formation (H/F)

S2M Formation, organisme de formation et CFA spécialisé dans les métiers du commerce et de la vente, recherche son Assistant(e) de Direction afin de renforcer son pôle administratif.
Poste basé à Saint-Étienne
Accès facilité : tram, bus, proximité sortie d’autoroute, parking gratuit.

Vos missions principales
Véritable pilier du fonctionnement administratif du centre, vous intervenez sur trois volets majeurs : Accueil, Administration & Qualité, et Gestion de la formation / apprentissage.

1. Accueil et relation clients
Vous représentez l’image professionnelle du centre :
– Accueillir les visiteurs, identifier leur demande et les orienter vers les bons interlocuteurs.
– Assurer la réception téléphonique : filtrage, aiguillage, prise de messages.
– Contrôler l’accès et la circulation des personnes dans les locaux.
– Renseigner les candidats, stagiaires, apprentis ou partenaires et assurer la bonne diffusion de l’information.
– Assurer la traçabilité du traitement des demandes clients (suivi, relances…).
– Participer à l’amélioration continue : organisation, classement, archivage, capitalisation des pratiques.

2. Administratif & Qualité
Vous garantissez la conformité administrative et la rigueur documentaire du centre :
– Mettre à jour et organiser la base documentaire numérique.
– Suivre et remonter les dysfonctionnements éventuels sur les centres ou les outils internes.
– Gérer le suivi des contrats d’apprentissage de leur création à leur clôture.
– Recueillir les données nécessaires aux enquêtes statistiques et aux obligations réglementaires.
– Procéder à l’inscription des apprenants sur notre progiciel.
– Déclarer l’ouverture des sessions de formation et assurer leur suivi administratif.
– Suivre l’insertion professionnelle des apprenants après formation dans le cadre des obligations qualité (Qualiopi).

3. Gestion de la formation & apprentissage
Vous êtes un maillon central dans la coordination des formations :
– Préparer et suivre les CERFA, conventions et dossiers apprentis en lien avec nos entreprises partenaires.
– Enregistrer les contrats auprès des OPCO et suivre les accords de prise en charge.
– Créer les stagiaires, sessions et parcours dans notre progiciel ; gérer la vie du contrat.
– Suivre les stagiaires : conventions, présences/absences, feuilles d’émargement.
– Organiser les examens : planification, convocations, préparation logistique (salles, supports…)
– Formation continue : inscriptions, convocations, attestations de fin de formation, archivage.

Profil recherché
– Expérience ou connaissance indispensable du secteur de la formation professionnelle / apprentissage.
– Maîtrise du Pack Office et aisance numérique
– Maitrise de digiforma idéalement
– Sens aigu de l’organisation, fiabilité, autonomie et capacité à gérer plusieurs priorités.
– Aisance relationnelle, sens du service et posture professionnelle.
– Polyvalence, réactivité et goût pour le travail collaboratif.

Conditions
– CDI – Temps plein
– Horaires : 8h30 – 16h30, du lundi au vendredi
– Environnement de travail professionnel, dynamique et convivial

Envie de rejoindre l’aventure ?
Envoyez-nous votre CV : nous serons ravis d’étudier votre candidature.