Poste
Accueil et renseignement
Assurer l’accueil physique des institutionnels et être capable d’adapter son discours à l’interlocuteur
Recevoir, filtrer les appels, transmettre les messages, réorienter l’interlocuteur et/ou traiter la demande
Administratif
Réceptionner, transmettre et suivre les courriers, notes, mails
Assurer la diffusion et la circulation de l’information
Rédiger les documents, les mettre en forme et les contrôler avant la signature de la Direction
Relire les documents et apporter les modifications de forme
Suivre et mettre à jour la base de données des contacts de la Présidence et de la délégation générale
Organiser le classement et l’archivage des dossiers
Commander et vérifier la conformité des prestations externes, suivre la facturation des prestataires
Élaborer et renseigner les demandes d’intervention technique (DIT) et/ou informatique, les suivre et les relancer
Transférer les mails à président/DG/DGA
Fournitures de bureau et consommables
Effectuer les commandes auprès des services internes et gérer les stocks
Réunions
Organiser des réunions de travail de la Déléguée Générale et du Président (invitations, convocations, gestion d’agendas, accueil, déjeuners, etc.)
Mettre en forme et préparer les documents ou dossier de présentation
Préparer et mettre en forme des outils de suivi des conseils d’administration
Cette énumération a un caractère illustratif et non limitatif. Le/la salarié(e) pourra être amené/e à accomplir d’autres activités principales en fonction des besoins, dans le respect de sa qualification.
ACTIVITES COMPLEMENTAIRES
Polyvalence : Le/la titulaire du poste peut être amené(e) à travailler en polyvalence sur d’autres missions ou projets ponctuellement, dans le respect de sa qualification.
Cette énumération a un caractère illustratif et non limitatif. Le/la salarié(e) pourra être amené/e à accomplir d’autres activités complémentaires en fonction des besoins, dans le respect de sa qualification.
Profil
Issu(e) d’un Bac+2 en assistanat de direction, vous avez au moins 1 an d’expérience auprès d’un directeur de haut niveau d’une entité de grande envergure type PME.
Vos savoirs-faire sont les suivants:
Accueillir et renseigner les visiteurs
Assurer le traitement administratif
Saisir et mettre en forme les documents
Maîtriser les outils bureautiques
Alerter sur les anomalies
Organiser et trier l’information
Gérer l’agenda et le planning de la direction
Gérer les priorités
Organiser les réunions et événements
Faire preuve d’aisance rédactionnelle
Assurer les liaisons entre les services internes et externes
Rendre compte des faits marquants
