CDI

Assistant(e) de Direction DG/Communication H/F

Publié il y a 6 jours par A Smart Job
Paris, Île-de-France
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Description du poste

Poste

  • Accueil et renseignement
  • Assurer l’accueil physique des institutionnels et être capable d’adapter son discours à l’interlocuteur
  • Recevoir, filtrer les appels, transmettre les messages, réorienter l’interlocuteur et/ou traiter la demande
  • Administratif
  • Réceptionner, transmettre et suivre les courriers, notes, mails
  • Assurer la diffusion et la circulation de l’information
  • Rédiger les documents, les mettre en forme et les contrôler avant la signature de la Direction
  • Relire les documents et apporter les modifications de forme
  • Suivre et mettre à jour la base de données des contacts de la Présidence et de la délégation générale
  • Organiser le classement et l’archivage des dossiers
  • Commander et vérifier la conformité des prestations externes, suivre la facturation des prestataires
  • Élaborer et renseigner les demandes d’intervention technique (DIT) et/ou informatique, les suivre et les relancer
  • Transférer les mails à président/DG/DGA
  • Fournitures de bureau et consommables
  • Effectuer les commandes auprès des services internes et gérer les stocks

  • Réunions
  • Organiser des réunions de travail de la Déléguée Générale et du Président (invitations, convocations, gestion d’agendas, accueil, déjeuners, etc.)
  • Mettre en forme et préparer les documents ou dossier de présentation
  • Préparer et mettre en forme des outils de suivi des conseils d’administration 
  • Cette énumération a un caractère illustratif et non limitatif. Le/la salarié(e) pourra être amené/e à accomplir d’autres activités principales en fonction des besoins, dans le respect de sa qualification.

    ACTIVITES COMPLEMENTAIRES

    Polyvalence : Le/la titulaire du poste peut être amené(e) à travailler en polyvalence sur d’autres missions ou projets ponctuellement, dans le respect de sa qualification.

    Cette énumération a un caractère illustratif et non limitatif. Le/la salarié(e) pourra être amené/e à accomplir d’autres activités complémentaires en fonction des besoins, dans le respect de sa qualification.

    Profil

  • Issu(e) d’un Bac+2 en assistanat de direction, vous avez au moins 1 an d’expérience auprès d’un directeur de haut niveau d’une entité de grande envergure type PME.
  • Vos savoirs-faire sont les suivants:

    Accueillir et renseigner les visiteurs

    Assurer le traitement administratif

    Saisir et mettre en forme les documents

    Maîtriser les outils bureautiques

    Alerter sur les anomalies

    Organiser et trier l’information

    Gérer l’agenda et le planning de la direction

    Gérer les priorités

    Organiser les réunions et événements

    Faire preuve d’aisance rédactionnelle

    Assurer les liaisons entre les services internes et externes

    Rendre compte des faits marquants

  • Il y a 6 jours
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