Une entreprise partenaire spécialisée dans la formation est à la recherche d’un(e) Assistant(e) de Direction en alternance pour réaliser le pour la rentrée prochaine à Pigier Toulouse.
Missions :
Voic les missions détaillées :
COMMUNICATION
Organisation d’évènements (salons, journées portes ouvertes) :
Communication auprès des partenaires et des salariés
Réalisation de documents en respectant la charte graphique de l’entreprise
Organisation de la logistique matérielle en collaboration avec les équipes sur place
Mise à jour des éléments à communiquer au public lors de l’évènement
Coordination des équipes
Participation aux réunions avec les différents acteurs de l’évènement
Communication visuelle :
Commande d’outils de communication (affiches, flyers, kakemono, goodies)
Réalisation d’outils de communication (affiches, infographie, flyers)
Communication interne (organigramme, liste de diffusion du personnel, mail au personnel, organisation de moments de cohésion)
Réalisation et diffusion de la NewsLetter du centre
QUALITÉ
Réalisation et mise à jour des affichages de sécurité
Organisation des archives
Mise à jour des habilitations électriques et des listes de sécurité
Participation aux réunions qualité
Tenue de l’outil de suivi des réclamations du centre
Participation à un audit interne
Tenue de l’Espace Qualité du centre
Mise à jour des documents à destination du public
ACCUEIL
Accueil physique et téléphonique
Traitement du courrier
Appuie administratif (publipostages)
Accueil des nouveaux salariés :
Présentation des différents outils de l’entreprise
Visite du centre
Mail d’information aux salariés
ADMINISTRATIF
Rédaction de courriers
Commande de prestations de restauration
Relances de contentieux
Saisi du nouvel appel d’offres sur la plateforme régionale
Accueil des nouveaux salariés
Rédaction des comptes-rendus de réunion
Appuie sur l’organisation du déploiement du nouvel appel d’offres auprès des formateurs :
Création d’un outil collaboratif sur Teams
Création de calendriers pour les formateurs
Aide à la planification des formations
Organisation de réunions
Création d’un outil de suivi de projet
Rédaction et suivi des contrats de sous-traitance :
Création d’un outil de suivi
Communication entre les sous-traitants et les acheteurs territoriaux de l’Entreprise
Feuille d’activité mensuelle :
Création des feuilles d’activité mensuelles des salariés à partir d’une matrice
Aide à la saisie des feuilles d’activité mensuelles
Vérification des feuilles d’activité mensuelles des formateurs
FORMATION
Sourcing
Appel et conseil des candidats
Mail aux différents financeurs
Suivi des dossiers des candidats
Saisi des candidats dans les différents outils de l’entreprise
Utilisation des tableaux de suivi
Organisation et mise en œuvre de nouveaux processus au sein du service recrutement :
Création de documents permettant un meilleur suivi
Formation sur le nouvel outil
Organisation des dossiers et des archives
Création d’un nouveau process en collaboration avec la chargée de recrutement
Profil recherché :
Sens de l’écoute et de la communication
Organisation et rigueur
Capacité à prioriser
Motivation
Polyvalence
Modalités :
Conditions d’admission : Dossier de candidature, tests et entretien de motivation
