Assistante de direction (H/F)

DESCRIPTIF DE L’OFFRE Vos missions seront les suivantes :

Assure les tâches de secrétariat pour les Directeurs DDD, DSEP, ainsi que les équipes Développement Durable et Toxicologie & Ecotoxicologie en veillant au respect des procédures administratives (Courrier, organisation des voyages, classement, archivage, mise à jour des répertoires et des informations sur l’intranet, organigrammes, planning congés…),
•Mise en forme/diffusion de documents spécifiques DDD/DSEP : procédures, Faits marquants mensuels, …
•Gère les agendas synchronisés des Directeurs DDD et DSEP (planification des réunions et des déplacements en gérant les contraintes) et les appels téléphoniques en absence
•Organise l’installation des nouveaux arrivants de son périmètre (stagiaires, embauchés)
•Assure le suivi et la mise à jour des listes du réseau HSE-P international,
•Organise les réunions annuelles BU/DDD ou DSEP, aide à l’organisation des séminaires internationaux,
•Assiste le Directeur DSEP et le contrôleur de gestion DDD pour l’élaboration du budget et le suivi des imputations,
•Assure l’assistance de certaines tâches transverses :
oAdministration et suivi des contrats de la DDD, de la commande à la facturation en tenant compte des échéances,
oSuivi des études avec les laboratoires externes en liaison avec l’assistante Gestion des données et études, de la commande à la facturation en tenant compte des échéances et des budgets annuels associés,
oAssure la préparation du reporting mensuel du projet Capex REACH,
oAide à la refacturation annuelle des dossiers REACH multi entités légales.
•Assure la refacturation des activités DSEP aux Filiales métier ou pays (MLPC,…) y compris le suivi du reporting des heures des équipes DSEP,
•Assure le rôle de Correspondant Formation de la DDD/DSEP, et de Référent Peigass pour DDD,
•Assure la polyvalence du secrétariat des autres équipes de DSEP.
PROFIL •Solide formation de secrétariat ou de gestion (BTS Assistante de Direction ou de Gestion) associée à quelques années d’expérience et à une parfaite maîtrise des outils informatiques (Bureautique, SAP etc…),•Capacité à anticiper, à s’adapter et à gérer des priorités de manière autonome et coordonnée,•Capacité à proposer des améliorations concrètes permettant une meilleure efficacité,•Sens de l’organisation et de la gestion du temps, capacité à gérer la confidentialité,•Aptitudes relationnelles développées, tant au sein d’une équipe que dans les contacts avec l’extérieur (contacts multiculturels),•Rigueur, méthodes, dynamisme, flexibilité, disponibilité et esprit d’équipe,•Anglais impératif : TOEIC > 750 – Une seconde langue serait appréciée. RéMUNéRATION 35k/43k€ selon profils