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CDI – ASSISTANT(E) DE DIRECTION (H/F)

Publié il y a 5 jours par Groupe BPCE
Paris, Île-de-France
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Description du poste

Description de l’entreprise

Entité du Groupe BPCE (120 000 collaborateurs), EPS est une association à but non lucratif. Créée, en 2005, elle est constituée dans le but de faciliter et de développer l’activité de ses membres adhérents par la mise en commun des moyens humains et matériels nécessaires à leur gestion, dans le respect et le maintien de l’autonomie juridique et comptable desdits membres. Les activités dominantes des membres sont la supplémentaire retraite, la prévoyance lourde et la complémentaire santé.

Les membres adhérents d’Ensemble Protection Sociale sont :

– la Caisse Générale de Prévoyance des Caisses d’Épargne (CGP), Institution de Prévoyance

– BPCE Mutuelle (Mutuelle, Livre 2)

Poste et missions

Au sein d’une équipe de 3 personnes et placé(e) sous la responsabilité de la Secrétaire générale, ses missions principales seront :

  • Assurer l’assistance, la gestion administrative et le secrétariat de la Direction Générale
  • Prendre en charge l’organisation des réunions statutaires
  • Assurer l’interface avec les interlocuteurs internes et externes
  • Assurer le reporting de son activité
  • Veiller à la continuité de l’activité en collaboration avec les autres personnes de l’équipe

Actions liées à la vie des institutions

 

  • Assister la Direction Générale dans la préparation des réunions, notamment institutionnelles, organiser les diverses réunions statutaires ou événementielles (Bureaux, Conseils d’Administration, Assemblées Générales…) et toutes actions en rapport avec la vie statutaire d’EPS et de ses membres
  • Gérer la base documentaire des politiques Solvabilité 2, rapports réglementaires validées par le Conseil d’administration (version validée avec cartouche had hoc, faire la diffusion auprès des parties prenantes internes, faire l’archivage)
  • Mettre en œuvre les instructions du Directeur Général dans la vie institutionnelle, au travers des diverses instances des structures (BPCE Mutuelle/ CGPCE/ EPS)
  • Constituer et suivre des dossiers de compliance attendus des tiers avec lesquels les entités sont en relation 
  • Gérer les signatures par la Direction Générale des contrats de prestation avec les Tiers, dans le respect des processus des entités
  • Participer à la sécurisation et à la veille du fonctionnement statutaire, être un relai efficace

Secrétariat / Assistance

  • Préparer et constituer le contenu des dossiers de la Direction Générale nécessaires à la tenue de ses obligations professionnelles (réunions, entretiens, rencontres, formation, séminaires etc.)
  • Assurer le secrétariat des comités (entre autres, comité de Direction…)
  • Effectuer la frappe et la présentation des courriers, lettres, comptes-rendus et tout autre document à la demande de la Direction Générale et/ou des directeurs, conformément à la charte graphique et aux règles de confidentialité en vigueur
  • Classer et organiser l’archivage de l’information de la Direction Générale

Gestion d’agenda

 

  • Gérer l’agenda du Directeur Général, optimiser la gestion de son emploi du temps
  • Organiser les réunions à la demande des membres du comité de direction
  • Evaluer les urgences et hiérarchiser les contraintes

Traitement de l’information 

 

  • Assurer les contacts avec les interlocuteurs internes et externes

Dossiers 

 

  • Anticiper, organiser et préparer les réunions et séminaires de la direction sur les aspects logistiques, matériels et administratifs (CA, Bureaux, AG et Commissions spécialisées)

Profil et compétences requises

QUALITES REQUISES

  • Fiabilité, rigueur, sens de l’organisation et coordination,
  • Respect des délais,
  • Aptitude à travailler en équipe, 
  • Capacité d’adaptation, 
  • ouverture d’esprit

PROFIL RECHERCHE

 

 

  • Formation bac + 2 Assistanat de Direction +expérience confirmée en organisation de réunions statutaires,
  • Maîtrise du pack office

Il y a 5 jours
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