Chargé/chargée de gestion administrative et financière

Détails de l’offre

Famille de métiers Finances > Gestion et ingénierie financière Grade(s) recherché(s) Rédacteur
Métier(s) Assistant ou assistante de gestion financière, budgétaire ou comptable Ouvert aux contractuels Oui , à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d’un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d’une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet, 1607 heures annuelles Télétravail Oui Management Non Rémunération indicative 1862,43 € net (échelon 1) Descriptif de l’emploi 1.Garantir la sécurisation des procédures en veillant au respect des règles de la commande publique, au respect de l’ensemble des délais (règlementaires, contraintes d’exploitation …) et à la maitrise budgétaire des dossiers de la Direction de l’Immobilier et de l’Environnement de Travail
2.Assurer le suivi administratif et budgétaire d’un portefeuille d’opérations de construction batimentaire sous maitrise d’ouvrage de la Métropole liées aux activités du service Construction de la Direction de l’Immobilier et de l’Environnement de Travail selon une répartition des projets effectuée en fonction des budgets correspondants et assister les équipes opérationnelles sur les aspects administratifs des dossiers.
3.Participer à l’élaboration du budget du service Construction et assurer le suivi des enveloppes de crédits affectées au portefeuille de projets
4.Contribuer à l’amélioration du service rendu auprès des usagers internes et externes
Missions / conditions d’exercice Activité 1 : Garantir la sécurisation des procédures

-Coordonner avec les équipes opérationnelles et la direction de la commande publique la préparation des marchés publics : planification des marchés, rédaction du rapport d’analyse en lien avec le responsable de projets, rédaction des pièces administratives pour les marchés < 25K€
-Veiller au suivi administratif des marchés : réunion avec les prestataires, rédaction de courriers, production d’avenants, contrôle des factures …
-Assurer le suivi financier des marchés publics et alerter à l’approche des seuils maximum
-Participer aux réunions de coordination avec les services opérationnels
-Veiller aux délais de paiement

Activité 2 : Assurer le suivi administratif et budgétaire des dépenses et des recettes

-Effectuer l’engagement : procéder aux engagements de dépense et de recette, constituer le dossier des pièces justificatives de la dépense / de la recette
-Gérer la facturation : réceptionner et contrôler les éléments de facturation, vérifier le service fait, produire des certificats administratifs, certificats de paiement et états de solde, calculer la révision de prix, répondre aux demandes des prestataires
-Effectuer le pré-mandatement des engagements
-Suivre l’exécution des contrats et mettre en œuvre les clauses : ordres de service, pénalités…
-Participer à l’élaboration du budget du service Construction et assurer le suivi des enveloppes de crédits affectées au portefeuille de projets : prévision des crédits de fonctionnement et d’investissement des projets suivis, mise à jour du PPIF et anticipation du CA prévisionnel, élaboration des tableaux de suivi budgétaire, d’analyse sur l’exécution budgétaire
-Suivre l’exécution du budget en dépenses et en recettes,
-Assurer le suivi administratif des subventions à recevoir
-Gérer les garanties financières : contrôler les documents envoyés par les prestataires, demander les libérations de retenus de garantie
-Rédaction de courriers, notes, rapports et conventions
-Préparer et vérifier le circuit des différents documents à porter au visa
-Préparer les décisions des instances (délibérations, document budgétaire, commissions…)

Activité 3 : Participer à l’amélioration du service rendu

-Assurer un rôle de référent pour l’équipe opérationnelle de la Direction de l’Immobilier et de l’Environnement de Travail et plus particulièrement pour le Construction batimentaire
-Participer au dispositif de suppléance mis en place au sein du service
Profils recherchés CONNAISSANCES
Connaissances des règles budgétaires et comptables
Connaissance du droit de la commande publique
Connaissance de l’environnement des collectivités territoriales
Connaissance de l’environnement de conduite d’opérations, culture de la maitrise d’ouvrage
SAVOIR FAIRE
Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément
Capacité à prioriser et à organiser son activité
Qualités rédactionnelles
Qualités d’analyse et de synthèse
Maitrise des outils informatiques
SAVOIR ETRE
Rigueur / Organisation / Méthode / Pragmatisme
Qualités de travail en équipe
Réactivité / Disponibilité

Formation / Diplôme et qualifications nécessaires : Bac + 3 avec spécialisation comptabilité- finances et/ou juridique
Expérience souhaitée : 1 ère expérience sur fonctions similaires souhaitée