Job description
Positionnement :
Le/La Coordinateur.rice de la Direction de la Création est rattaché.e à lAdjoint au Directeur Création, lui-même rapportant au Directeur Création.
Contexte :
La Direction de la Communication réunit des experts de la stratégie, de la conception, de la production et de lactivation des outils de communication, implémentés par les filiales du Groupe.
Il sagit dune équipe dont la mission est de faire rayonner la maison tout autant que de protéger son modèle dentreprise.
Forte dune tradition de communication singulière, la maison Hermès porte une attention particulière à la pertinence de ses messages tout autant quà la qualité de ses réalisations, tant à travers des idées originales quà travers une qualité dexécution irréprochable.
La maison Hermès parle dune même voix à travers le monde tout en préservant et en encourageant les sensibilités et expressions locales. Léquilibre entre une cohérence de ton et une richesse multi-locale est un point clé du rôle de léquipe de communication.
Cest dans le dialogue et le respect des libertés de création et dactivation que cet équilibre se fait.
La Direction de la Création rassemble les talents internes et externes, au service des messages de la maison et de la création de contenus de communication propres à enthousiasmer et surprendre les publics dHermès.
Mission Générale :
Le Coordinateur de la Direction de la Création a pour mission de fluidifier lorganisation du département, de structurer les aspects administratifs de son fonctionnement et danimer la vie déquipe, dans un esprit de service vis-à-vis de lensemble de ses interlocuteurs.
Principales activités :
1. Assister le Directeur
Il/Elle assure la gestion de lagenda complexe et mouvant en anticipant les différentes échéances liées aux temps forts de lannée notamment être en étroite collaboration avec les assistantes CODIR et lassistante du Directeur de la Communication ;
Il/Elle organise les voyages et gère les notes de frais du Directeur ;
Il/Elle aide dans la préparation des dossiers et rendez-vous à loccasion de diverses réunions, CODIR notamment.
2. Gérer administrativement le département
Il/Elle organise et gère larrivée des nouveaux collaborateurs : prend en charge les commandes dordinateurs, logiciels et téléphones et assure lorganisation du parcours dintégration ;
Il/Elle assurer le relai avec la téléphonie, la DSI pour la mise en place de nouvel équipement et avec tout le service technique interne ou externe ;
Il/Elle suit, met à jour les effectifs et actualise lorganigramme de la Direction de la Création ;
Il/Elle collabore avec la DRH pour toute distribution de documents administratifs/invitations ;
Il/Elle répertorie et met à jour la base de données des free-lance ;
Il/Elle crée les comptes des prestataires free-lance sur la plateforme fournisseur, gère leurs bons de commande et assure le suivi administratif de ce type de prestataires ;
Il/Elle coordonne les souhaits de congés et consolide les plannings de congés/absences de toute nature ;
Il/Elle gère les commandes de fournitures du département, de cartes de visite, cartes de vœux, recharges dagenda
3. Coordonner léquipe et animer le collectif
Il/Elle organise les temps forts du département : séminaires, réunions déquipe, pots de départ, pour tout le département, réserve les salles de réunion ;
Il/Elle crée.e et fait vivre un espace bibliothèque alimenté à la fois par des magazines spécialisés en lien avec les expertises du département et par des ouvrages institutionnels et artistiques ;
Il/Elle organise régulièrement des visites du musée, de magasins ou dateliers ;
Il/Elle organise des déjeuners transversaux inter-créa ;
Il/Elle imagine et organise des rencontres entre les équipes créa et des intervenants extérieurs ;
Il/Elle crée.e un « programme » par an autour du thème de lannée ;
Il/Elle organise et suit la réalisation de 2 showreels par an (vidéo présentant un montage de lensemble des réalisations du département) ;
Il/Elle collecte, classe et/ou archive les justificatifs du département dans la base de données ;
Il/Elle centralise et diffuse les informations liées aux événements Hermès ;
Il/Elle sassure du bon fonctionnement du bureau et optimise le rangement des espaces communs ;
II/Elle accompagne les changements de bureaux, aménagements, re-aménagements ou déménagements.
Finalité :
Comprendre les attentes et besoins du Directeur de la Création, des équipes de la Création, et proposer des solutions pour y répondre au quotidien ;
Faire interagir efficacement les différentes équipes au sein de la Création ; et les équipes de la Création avec le reste du Groupe ;
Être acteur.rice et force de proposition dans lélaboration et la mise en place de moments déquipe/doutils/de process pour faciliter la vie du département ;
Irriguer un esprit douverture et dinnovation ;
Fédérer les équipes pour assurer une production fluide dobjets de communication de haute qualité.
Compétences requises :
Expérience confirmée en secrétariat de direction et facility management
Disponibilité, réactivité et dynamisme
Capacité à utiliser couramment l’anglais, à l’écrit comme à l’oral
Autonomie et sens de lorganisation
Qualités relationnelles
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint)
Qualités rédactionnelles
Sens du service Qualités de médiateur, de facilitateur
Discrétion
Ce poste est à pourvoir en CDD, pour une durée de 12 mois.
About the Hermès Group
A creator, artisan and seller of high-quality objects since 1837, Hermès is an independent, family-owned French house that employs more than 17,000 people worldwide. Driven by its permanent entrepreneurial spirit and consistently high standards, Hermès cultivates the freedom and autonomy of each individual through responsible management. The company perpetuates the transmission of exceptional know-how through strong territorial anchoring that respects people and resources. Sixteen artisanal métiers feed the creativity of the house, whose collections are presented in over 300 stores around the world.
About the entity
The Holding company is composed of various transverse expertises which give advice and support all business units and subsidiaries. These expertises contribute to further optimize their operations and work in the spirit of service.
The Holding is in charge of :
– Defining the Group’s strategy, its development and diversification sources,
– Bringing the business project alive,
– Ensuring the management of the Group’s activity and profitability
– Setting the objectives of each general managers
