(DGDDI – DIPA) – Secrétaire de direction (cat. B ou C) H/F

Descriptif de l’employeur

(suite)

Au sein de la DI, le SGI, placé directement auprès du directeur interrégional et sous l’autorité d’un inspecteur principal, regroupe trois services :

– le service des affaires générales, composé de 8 personnes, chargé de la gestion des dossiers transverses de la DI et assurant l’organisation de l’ensemble des actions de communication internes et externes de la DI et des trois directions opérationnelles ainsi que de l’accueil des délégations ;

– le secrétariat, exerçant des missions de secrétariat général, assistant le DI et ses proches collaborateurs au quotidien dans leur travail et assurant un rôle d’interface entre le DI et ses différents interlocuteurs ;

– la Brigade Hors Rang Courrier (BHR), notamment responsable de l’acheminement des courriers sur la plate-forme et des navettes entre les différents sites. La BHR Courrier assure également l’accueil téléphonique et physique du bâtiment de la DI.

Description du poste

Sous la direction de la secrétaire générale interrégionale et en binôme, la secrétaire est en charge des missions suivantes :

– la tenue de l’agenda et l’organisation de l’emploi du temps du DI, de son adjointe et, le cas échéant, des DR Fret et Voyageurs ;

– la gestion des relations avec les services de la DGDDI, les partenaires institutionnels et privés de la direction en lien avec l’agenda du DI, de son adjointe ou des DR ;

– le suivi des dossiers préparés par les pôles de la DI et des DR pour le DI et son adjointe ;

– le traitement des courriers papiers et dans l’application COURRIER ;

– le traitement des appels téléphoniques ;

– la préparation des réunions et des déplacements du DI, de son adjointe et des DR Fret et Voyageurs ;

– la coordination avec la BHR Courrier.

La secrétaire est amenée à apporter son soutien aux cadres supérieurs des directions dans le cadre des missions suivantes :

– la gestion et le suivi des congés et des comptes épargne temps ;

– la gestion et le suivi des ordres de missions et des états de frais, en lien avec le service de la comptabilité, dans l’application Chorus DT ;

– le suivi des permanences de commandement.

Il lui revient de suivre les outils collaboratifs et de travail à disposition. À ce titre, la secrétaire assure :

– la gestion et le suivi de la boîte fonctionnelle ;

– la gestion des réservations de salles de réunion

– la mise en œuvre de visioconférences ;

– le suivi des stocks, la commande et l’achat de matériels et produits en lien avec les activités du service ;

– la gestion de l’applicatif Liste de diffusion.

En lien avec ses collègues du SGI, la secrétaire apporte un soutien global aux autres portefeuilles du service. Elle peut notamment être amenée à assurer la préparation logistique de réunions et d’évènements, la préparation matérielle des dossiers et documents de travail et l’envoi de convocations aux réunions et instances. En lien avec le référent ServicesPublics+, elle assure également le suivi des réclamations adressées au secrétariat.

De façon collective, la secrétaire prend activement part au même titre que ses collègues à l’organisation d’événements ponctuels au sein de la DIPA mettant en valeur les résultats obtenus et agit en faveur de la promotion de la douane (exposition de marchandises saisies en vitrine, etc.).

Conditions d’exercice particulières

Description du profil recherché

Savoirs:

Savoir-faire:

  Savoir-être:

Temps Plein

Oui

Compétences candidat

Compétences

Niveau d’études min. souhaité

Niveau 4 Baccalauréat

Spécialisation

Secrétariat, bureautique

Niveau d’expérience min. requis

Confirmé