CDI

GESTIONNAIRE ADMINISTRATIVE ET COMPTABLE (F/H).

Publié il y a 2 semaines par Communauté Urbaine Caen La Mer
null, Normandy
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Description du poste

Détails de l’offre

Famille de métierCitoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s)Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe Métier(s)Assistant ou assistante de gestion administrative Ouvert aux contractuelsOui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires (Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d’un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d’une durée maximale de six ans. Descriptif de l’emploi Sous l’autorité du responsable du service communication et du responsable de la mission attractivité, vous réalisez
des missions variées et polyvalentes, principalement comptables et administratives, relevant de la communication
et de l’attractivité territoriale, en lien avec l’assistante de direction du Cabinet avec qui vous partagerez des tâches
en binôme (dans le cadre de la continuité de service).
Vous assistez les responsables dans les différentes missions dont ils ont la charge et vous effectuez le suivi comptable des
budgets afférents. Vous gérez les plannings (réunions, rendez-vous) et assurez l’accueil physique et téléphonique, ainsi que
l’information des publics. Vous apportez une aide technique pour le suivi des  » Objets Publicitaires « , les demandes de
partenariats, la distribution du  » Caen la mer magazine « , etc.
Missions Lors de la réalisation des tâches comptables, vous serez amené(e) à :
– Réceptionner, vérifier et classer les pièces comptables ;
– Saisir les engagements, les mandatements et liquidations ;
– Gérer les relations avec les fournisseurs ;
– Suivre et contrôler l’exécution budgétaire ;
– Faire des comptes rendus réguliers aux responsables ;
– Suivre régulièrement les réunions et formations des correspondants financiers ;
– Suivre et élaborer des marchés en cours (en relation avec les responsables).
Dans le cadre de l’accueil physique et téléphonique et de la diffusion d’informations, vous devrez :
– Répondre aux appels et demandes ;
– Renseigner les interlocuteurs ;
– Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriels ;
– Assurer la distribution aux communes et/ou établissements et partenaires d’informations ou de documents ;
– Participer, auprès des autres agents du service, à des actions de communication ponctuelles.
Dans un souci de gestion (plannings, évènements…), il vous sera demandé de :
– Gérer le planning des responsables en organisant les agendas et en prenant les rendez-vous en fonction des priorités ;
– Rappeler les informations importantes et transmettre les messages ;
– Gérer l’organisation de réunions (invitations, logistique, …) ;
– Organiser la logistique relative aux réceptions/événements ;
– Demander des devis et négocier avec les fournisseurs et suivi de facturation ;
– Participer aux événements (tant pour la communication, que la mission attractivité ou en renfort pour le cabinet).
Pour le côté administratif du poste, vous serez amené(e) à :
– Assurer la rédaction, la saisie de courriers, l’envoi, le classement puis l’archivage ;
– Rédiger les comptes rendus de réunions ou de commissions ;
– Classer les dossiers et gérer leur archivage ;
– En lien avec l’accueil, assurer le suivi et la mise à jour des documentations à disposition du public ;
– Gérer les stocks de documentations ;
– Saisie et gestion de délibérations.
Suivi des  » Objets
Publicitaires « 
Suivi des demandes de
partenariats
Suivi de distribution du
Caen la mer magazine et de
la plaquette attractivité
– Sélectionner objets et
fournisseurs ;
– Demander des devis, donc
négocier avec les prestataires ;
– Assurer la gestion des stocks ;
– Suivre les demandes d’objets
publicitaires et leur
transmission.
– Répondre par écrit aux
demandes de partenariats en
fonction des directives reçues
de la direction ;
– Tenir à jour un fichier
récapitulatif ;
– Gérer les lots attribués.
– Gérer les fichiers d’envoi :
envois nominatifs ou dépôts ;
– Organiser la distribution
(envoi des rétro-plannings à
tous les prestataires) et le suivi
de leur préparation ;
– Vérifier la bonne exécution de
la prestation. Profils recherchés Être titulaire d’un grade du cadre d’emplois des adjoints administratifs (recrutement direct possible).
Connaissances en matière de :
– Droit public.
– Règles budgétaires et comptables (notamment de comptabilité publique).
Savoir-faire :
– Appliquer les procédures comptables et administratives liées à l’activité du service.
– Utiliser les fonctionnalités avancées des logiciels du pack office Windows (Word, Excel, Outlook) et des progiciels
ASTRE GF, Air Délibs et 6Tzen.
– Savoir s’adapter en fonction des demandes des services.
– Disposer d’une aisance rédactionnelle.
Savoir-être :
– Etre méthodique, rigoureux et organisé.
– Etre à l’écoute et capable de travailler avec de nombreux interlocuteurs.
– Etre autonome et savoir prendre des initiatives.
Temps de travailComplet, 35h00 hebdomadaire

Il y a 2 semaines
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