SECRETAIRE Centre de Lutte Anti Tuberculeuse (CLAT)

Vue d’ensemble

Société

Présentation de l’établissement :

Le CHIC est intégré au Groupement Hospitalier de Territoire (GHT) : Hôpitaux confluence Val de Marne – Essonne ; avec le Centre Hospitalier de Villeneuve St Georges

Le projet d’établissement du CHIC a pour ambition de renforcer ensemble l’excellence partout, pour tous.

Situé au cœur de la ville, le CHIC est un établissement à dimension universitaire, animé par la volonté forte de placer le patient au cœur de son action.

L’établissement est également un hôpital de recours conventionné par la Faculté de Médecine Paris Est Créteil Val de Marne pour neuf disciplines hospitalo-universitaires : la gynécologie et l’obstétrique, l’ophtalmologie, l’ORL, la néonatologie, les pathologies professionnelles, la pédiatrie, la pneumologie et la pédopsychiatrie.

Le CHIC est organisé en 5 pôles :

Pôle P érinatalité F emme E nfant A dolescent : un centre périnatal de niveau 3 gérant par an près de 3700 accouchements, un service de réanimation et un service de néonatologie dimensionnés en conséquence, un centre d’IVG, un centre d’assistance médicale à la procréation ainsi que des services de pédiatrie générale, de chirurgie pédiatrique et de pédopsychiatrie.

Pôle S pécialités C ancer : l’organisation de ce pôle a pour mission principale, la fluidité et l’efficience du parcours patient, notamment en matière de cancérologie médicale et chirurgicale.

Pôle A cuité V ision D ynamique A mbulatoire qui répond au développement de nouveaux modes d’hospitalisation et de prise en charge. Il comprend des unités de médecine et de chirurgie ambulatoire, le centre de consultations centralisées et les blocs opératoires.

Pôle U rgences-Réanimation- M édecine- I magerie- S anté P ublique qui répond aux missions de proximité de l’établissement grâce à ses services d’urgences, de médecine interne, de médecine polyvalente, de réanimation, d’imagerie médicale, des explorations fonctionnelles cardiaques et neurologiques, d’un service de gériatrie composée d’une unité de Soins de Suite et de Réadaptation et d’une et Unité de Gériatrie Aigue, du CLAT, du CeGIDD, de l’UMJ et de la Permanence d’Accès aux Soins de Santé.

Pôle M édico- T echnique est un pôle polyvalent, adapté aussi bien aux examens simples qu’aux diagnostics et traitements sophistiqués. Il comprend un service d’anatomo-pathologie et de cytologie pathologique, un plateau de biologie, une pharmacie, un service de stérilisation, une équipe opérationnelle d’hygiène.

Présentation de l’unité :

Le Centre de Lutte Anti Tuberculeuse (CLAT) du Val de Marne a été crée en 1996.

Le service fonctionne sur déclaration obligatoire (DO) et/ou signalement émis par l’ensemble des établissements sanitaires ou professionnels médico-sociaux pour les personnes habitant le Val de Marne.

Le service reçoit aussi bien des adultes que des enfants.

Le CLAT est situé au CHIC dans le bâtiment Q . Il est ouvert du lundi au vendredi.

Le lundi de 8h30 à 18h00 et du mardi au vendredi de 8h30 à 17h30

Les missions du CLAT :

Le CLAT assure à titre gratuit :

– des actions de prévention, séances de vaccination BCG,

– l’information du public et des professionnels,

– la formation continue auprès des partenaires et collectivités,

– le dépistage par actions ciblées,

– le diagnostic et le traitement de la tuberculose latente,

– la fourniture des médicaments,

– les enquêtes autour des cas,

– la recherche en systématique du cas source,

– la mise en place des réseaux nécessaires avec les partenaires du secteur médical et médico-social.

Les objectifs sont les suivants :

– diminuer l’incidence de la tuberculose dans le département,

– dépister et traiter précocement les tuberculoses maladies, les infections tuberculeuses latentes,

– sensibiliser, former, et faciliter l’accès aux soins aux personnes à risques (précaires, migrants, détenus).

Présentation des locaux :

– 1 bureau de consultations médicales – 1 bureau de consultation infirmier

– 4 bureaux infirmiers : 4 binômes – 2 bureaux médicaux

– 1 bureau pour le chef de service – 1 secrétariat

– 1 salle de détente – 1 salle d’attente

Présentation de l’équipe :

Le pôle :

Le CLAT fait partie du pôle UMISP ( U rgences M édecine I magerie S anté P ublique). Il est supervisé par le trinôme de pôle constitué de :

– 1 Chef Médical de Pôle (CMP)

– 1 Directeur Délégué de Pôle (DDP)

– 1 Cadre Paramédical de Pôle (CPP)

L’unité :

– 1 chef de service – 3,5 médecins

– 1 cadre supérieur de santé – 1 infirmière coordinatrice

– 8 infirmières – 1 médiateur en santé

– 4 secrétaires – 1 assistante sociale à temps partiel

– Temps de travail: 7H30 par jour à 100%, le temps de pause déjeuné peut aller jusque 30 minutes comprises dans le temps de travail.

– Repos : samedi, dimanche et jours fériés

– Horaires par roulement sur 3 semaines :

· Semaine 1 : du lundi au vendredi de 8h30/16h00

· Semaine 2 : du lundi au vendredi de 9h30/17h00

· Semaine 3 : le lundi de 10h30 à 18h00 et du mardi au vendredi de 10h00 à 17h30

– Modification des horaires possibles selon les nécessités de service : lors des dépistages sur site, réunion d’information, formation ou intervention extérieure…

– Pose des CA, RTT (selon les règles de la gestion du temps de travail commun à tout le personnel du CHIC)

Selon les besoins du personnel, en respectant le nombre d’agents présents nécessaires pour assurer la bonne prise en charge des patients.

Le planning est établi de manière théorique 15 jours avant mois concerné, il tient compte des impératifs du service et des souhaits des agents, il sera régulièrement modifié en fonction des besoins de service, après négociation avec l’agent.

Mission

Missions générales :

La mission générale de la secrétaire médicale est de traiter et de coordonner les opérations et les informations médico-administratives du patient dans le respect des règles professionnelles et du secret médical.

– Veiller au respect de la dignité des personnes et à la confidentialité des informations, à la bonne prise en charge médico administrative des patients.

– Offrir une prestation de qualité en s’engageant à maintenir et à développer ses connaissances et compétences

– Savoir s’adapter régulièrement à de nouveaux patients

– Respecter et appliquer les protocoles de service en cours dans notre établissement

– Evaluer, réajuster et assurer la traçabilité des actions mises en œuvre au bénéfice de la qualité du service rendu

– Assurer un rôle de transmission et de liaison entre les médecins, les infirmières, les collectivités, les patients et les médecins traitants. Utiliser les outils du dossier patient

– Savoir entretenir une bonne collaboration avec l’ensemble des acteurs pluridisciplinaires et travailler en réseau avec les partenaires du CLAT

– Participer à la gestion des risques notamment en identitovigilance, en matério-vigilance

– Savoir gérer son stress face à la pression des patients et des accompagnants, des équipes

– Savoir s’organiser pour utiliser au mieux les moyens disponibles en cas de pic d’activité

– Savoir prendre des initiatives à bon escient

– Analyser rapidement la situation et recueillir les données en fonction du degré de l’urgence

– Repérer l’urgence en priorité, en référer à l’infirmière ou au médecin et donc assurer les tâches réglées dans un second temps (commandes, vérifications)Horaire de 8H30-16H :

– Assurer l’accueil téléphonique IMPERATIVEMENT, prendre et gérer les doubles appels

– Gérer les appels téléphoniques et les prises de rendez vous pour les vaccinations du BCG et des rendez vous des tuber tests

– Compléter le tableau de bord de l’activité journalière

– Codifier l’activité sur les dossiers « CI »

– Créer les dossiers de soins de consultation vierges

– Préparer les dossiers de consultation IDE et médicale de J+1

– Accueillir les patients : physique, administrative (feuille de circulation HEXAGONE, notifier « arrivée » ou absence patient sur ORBIS), identito-vigilance

– Classer et ranger les dossiers

– Assurer la frappe des comptes rendus de consultations dans le dossier ORBIS

– Faire valider les comptes rendus auprès des médecins prescripteurs avant le rangement dans le dossier papier

– Scanner les documents et comptes rendus médicaux et les enregistrer dans le DPUN du patient

– Gérer les appels téléphoniques avec orientation pertinente vers les interlocuteurs souhaités

– Relever et gérer les mails de la boite mail du CLAT

– Effectuer le rappel téléphonique (ou émission de courrier) aux patients « non venus » à une consultation programmée

– Assurer la prise de rendez vous pour les patients vus à J0 lors des consultations IDE ou médicales

Horaire de 9H30-17H :

– Assurer l’accueil téléphonique IMPERATIVEMENT, prendre et gérer les doubles appels

– Gérer les nouveaux dossiers CI (code couleur, HEXAGONE et toute autre exigence institutionnelle)

– Réaliser la codification des dossiers

– Effectuer les déplacements au sein de l’hôpital pour dépôts de bilans sanguins, accompagnements des patients vers le service d’imagerie médicale etc…

– Classer les dossiers dans le lieu dédié du CLAT et au service centralisé des archives du CHIC

– Assurer la frappe des comptes rendus des différentes réunions inhérentes au CLAT

– Assurer la frappe et l’enregistrement informatique des informations énoncées lors des staffs dans les dossiers « CI » (suivi de dépistages)

– Gérer les FAX et orientation vers les personnes concernées

– Programmer des rendez-vous pour les dépistages

– Assurer la frappe des comptes rendus de staff 2 fois par semaine avec transmissions aux autres secrétaires afin d’assurer le suivi des dossiers

Horaire de 10H-17H30 :

Les missions sont identiques que pour l’horaire 8H30-16H

– Gérer l’arrivée des courriers postaux et ceux internes au CHIC

Missions spécifiques

– Vérifier la codification des actes sur le logiciel DAMOC, ORBIS

– Gérer les prises de rendez vous de l’agenda ORBIS

– Réaliser le « tableau de bord et de suivi du RAAP » pour chaque infirmière et en début de chaque année

– Participer aux consultations infirmières lors des absences de la secrétaire dédiée aux dépistages pour compléter le logiciel DAMOC

– Participer à l’organisation des examens complémentaires

– Organiser les rendez vous pour les consultations au CLAT

– Participer à l’organisation des dépistages collectifs : enregistrements des listes patients dans HEXAGONE lors de l’absence de la secrétaire dédiée aux dépistages

– Participer à l’organisation annuelle de la journée des CLAT

– Participer aux congrès, colloques, en lien avec le domaine de la tuberculose au niveau départemental et extra départemental.

– Participer à la formation des professionnels pluridisciplinaires en intra et extra hospitalier

Missions ponctuelles

– Participer aux réunions de service programmées et ponctuellement aux staffs

– Contribuer à l’élaboration des procédures et des protocoles de service

– Participer à des audits internes, des actions de formation et d’information

– Collaborer à l’intégration des nouvelles collègues

– Participer à la vérification des stocks et réaliser les commandes en lien avec son activité : magasin, matériel bureautique…. en lien avec les procédures institutionnelles

– Participer à la limitation des dépenses de santé par l’utilisation rationnelle des produits et du matériel

Profil

Baccalauréat professionnel secrétariat ou baccalauréat technologique ST2S

Connaissance de la terminologie médicale

Connaissances générales de l’institution et des organisations nécessaires aux prises en charge d’adultes et d’enfants :

– Capacités organisationnelles, relationnelles

– Maitrise des circuits internes au CHIC en ce qui concerne les plateaux techniques et leurs organisations

Assurer l’accueil des populations en situation de précarité, des migrants, de cultures différentes et de tous âges

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