CDI

Secrétaire de direction

Publié il y a 2 semaines par Université Paris Descartes
Paris, Île-de-France
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Description du poste

Résumé du poste :

Assister le Directeur de l’IUT dans l’organisation quotidienne de son travail et dans la gestion des affaires courantes.Être l’interface avec les départements d’enseignement de l’IUT ainsi que les services administratifs et techniques.Programmer des réunions et rendez-vous, et rédiger des comptes rendus.Participer au développement des relations de partenariat de l’IUT avec le monde socio-économique, institutionnel et académique.

Présentation de la direction / structure d’accueil :

L’IUT de Paris – Rives de Seine, situé dans le XVIème arrondissement de Paris, comprend six départements d’enseignement dans les domaines du commerce, de l’information-communication, de la gestion, de l’informatique, du social et du socio-culturel, et de la statistique et de la data. À ces six départements s’ajoutent une filière « Contrôle, Comptabilité et Audit », et une École de service social. Pluridisciplinaire, l’IUT de Paris – Rives de Seine est une composante d’Université Paris Cité, née de la fusion des universités Paris Descartes et Paris Diderot, et de l’intégration de l’Institut de Physique du Globe de Paris. Les activités principales de cet institut sont majoritairement de formation et selon plusieurs modalités : la formation initiale classique, l’alternance et la formation tout au long de la vie (FTLV). Parce que sa mission principale est la professionnalisation, l’IUT entretient des liens étroits avec le monde socio-économique au travers de nombreux partenariats. Tous cycles confondus, l’IUT compte 3 000 étudiants, 170 enseignants et enseignants-chercheurs permanents, 700 intervenants professionnels et 80 personnels administratifs et techniques.

Descriptif des activités :

Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financièreParticiper à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiéesAssurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers)Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéancesOrganiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestionAlimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d’information administratif, financier et/ou ressources humainesAssurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l’activité d’un service, de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloquesRépondre aux demandes d’informations des autres services et de l’extérieurSélectionner et diffuser de l’information en interne et en externeRéaliser une veille réglementaire et prospectiveOrganiser et procéder à l’archivage de documents

Conditions particulières d’exercice :

SANS OBJET

Savoir-faire – Compétences opérationnelles :

Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexeSavoir rendre compteCommuniquer et faire preuve de pédagogieMettre en œuvre des procédures et des règlesTravailler en équipeUtiliser les logiciels spécifiques à l’activitéMettre en œuvre une démarche qualité

Savoir-être – Compétences comportementales :

Sens de l’organisationRigueur / FiabilitéSens relationnelDiscrétion

Il y a 2 semaines
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