CDI

Secrétaire de Direction H/F

Publié il y a 5 jours par TACTIC RH
Paris, Île-de-France
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Description du poste

Nous recherchons pour une fondation de droit privé, haut lieu de culture entre la France et le Monde Arabe : un(e) Secrétaire de Direction pour la Présidence Direction Générale, dans le cadre du remplacement du titulaire du poste.

Votre rôle sera de faciliter l’ensemble des opérations logistiques traditionnelles d’un secrétariat à la Présidence.

Vous aurez pour principales missions :

– Assurer les tâches courantes de secrétariat telles que :

  • Dépouillement, orientation et rédaction des courriers,
  • Traitement des appels téléphoniques,
  • Gestion des agendas et organisation des réunions,
  • Traitements des mails du président,
  • – Prendre en charge la préparation des réunions et organiserez les voyages de la Présidence Direction Générale (commandes et suivi des factures) :

  • Préparation des dossiers du conseil d’administration, du bureau et du haut conseil,
  • Préparer les fonds de dossiers pour les réunions et entretiens,
  • Rédaction des comptes rendus de réunion,
  • – Traiter aussi les notes de frais et transmission à la comptabilité

    – Gérer l’organisation des visites et assurer l’accueil de la Présidence

    – Gérer les documents administratifs et budgétaires ainsi que des états liés à la gestion des dossiers

    – Gérer les relations internes et externes en tant que besoin, avec les services de l’Institut et nos partenaires extérieurs.

    PROFIL ET CONNAISSANCES REQUISES

    Pour ce poste, le (la) candidat(e) retenu(e) devra faire preuve des qualités et compétences suivantes :

  • Parfaite discrétion et respect absolu de la confidentialité
  • Capacité à travailler dans un milieu exigeant et à absorber une charge importante de travail,
  • Savoir travailler en collaboration avec les conseillers du Président ainsi que son Directeur de Cabinet,
  • Grande rigueur et précision,
  • Disponibilité, anticipation et réactivité,
  • Parfaite maîtrise du français, tant à l’oral qu’à l’écrit, ainsi qu’une bonne connaissance de l’anglais et/ou de l’arabe à l’écrit et à l’oral,
  • Excellent relationnel et sens de la communication,
  • Connaissance basique en didactique des langues,
  • Compétences rédactionnelles.
  • Parfaite maîtrise des outils informatique et bureautique,
  • Le (la) candidat(e) retenu(e) aura idéalement validé une expérience similaire de 3 années au moins, sera diplômé(e) d’une formation au minimum égale à un Bac 2 de type BTS Assistanat de Direction.

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